Kurz gesagt
Halten Sie bei Übergabe und Rückgabe dasselbe fest, in derselben Reihenfolge und mit dem Kunden am Fahrzeug: Kilometerstand und Tankstand, jedes Karosserieteil, Scheiben, Felgen und Reifen, Innenraum, Zubehör und Schlüssel, Vorschäden in einer Skizze mit Foto, Datum, Uhrzeit, Ort und Unterschriften.
Eine Schadensforderung ist genau so stark wie der Unterschied zwischen diesen beiden Protokollen.
Auf dieser Seite
Das Protokoll allein gewinnt keinen Streit. Entscheidend ist der Unterschied zwischen zwei Protokollen: ein Kratzer im Rückgabeprotokoll, der im Übergabeprotokoll fehlt, aus derselben Perspektive fotografiert, mit der Unterschrift des Kunden auf dem ersten. Alles Weitere dient dazu, diese beiden Protokolle vergleichbar zu machen und so schnell, dass der Tresen sie auch an einem vollen Samstag wirklich ausfüllt.
Was gehört ins Übergabeprotokoll?
Nutzen Sie eine Checkliste für beide Richtungen, Übergabe und Rücknahme. Haken Sie jede Zeile ab, auch wenn die Antwort „kein Schaden“ lautet.
Kopf
- Buchungsnummer, Name des Mieters, Marke, Modell und Kennzeichen
- Datum, Uhrzeit und Ort der Prüfung, und wer sie durchgeführt hat
Messwerte
- Kilometerstand als genaue Zahl, nicht „ca. 45.000“
- Tankstand (bzw. Ladestand beim E-Auto), passend zu Ihrer Tankregelung
- Warnleuchten im Kombiinstrument bei laufendem Motor
Karosserie, immer in derselben Reihenfolge
- Front: Stoßfänger, Kühlergrill, Motorhaube, Scheinwerfer, Kennzeichen
- Fahrerseite: Kotflügel, Außenspiegel, Türen, Schweller, Seitenwand hinten
- Heck: Heckklappe oder Kofferraumdeckel, Stoßfänger, Leuchten, Kennzeichen
- Beifahrerseite: wie die Fahrerseite
- Dach, wenn einsehbar (Transporter, Hagel)
Scheiben
- Steinschläge und Risse in der Windschutzscheibe, vor allem im Sichtfeld des Fahrers
- Seiten- und Heckscheibe, Spiegelgläser
Felgen und Reifen
- Bordsteinschäden an jeder Felge, Radkappen vorhanden
- Profil und Reifenflanken; Reserverad oder Pannenset vorhanden
Innenraum
- Sitze (Brandlöcher, Risse, Flecken), Teppiche, Dachhimmel, Kofferraumboden
- Rauch- oder Tiergeruch, allgemeine Sauberkeit
Zubehör und Papiere
- Anzahl der Schlüssel, Zulassungsbescheinigung Teil I, Versicherungsnachweis, Unfallbericht
- Vorgeschriebene Sicherheitsausrüstung, Kindersitze, Navi, Dachbox, Ladekabel
- Beim Motorrad: Helme und Größen, Topcase, Schloss. Beim Boot: Rettungswesten, Anker, Sicherheitsausrüstung
Schäden und Unterschrift
- Jeder Vorschaden in einer Fahrzeugskizze markiert, mit Nahaufnahme
- Unterschrift von Mieter und Vermieter, mit Datum und Uhrzeit
Für Transporter und LKW (das Fahrzeugübernahmeprotokoll) kommen Ladefläche, Plane oder Koffer, Ladebordwand und Zurrmittel dazu; das Prinzip bleibt gleich.
Wie schafft man das in fünf bis zehn Minuten?
Lang dauert die Übergabe, bei der man ohne System ums Auto läuft. Schnell ist die, die jedes Mal derselben Route folgt.
Vorbereiten, bevor der Kunde kommt
Buchung öffnen, die bekannten Schäden seit der letzten Rückgabe prüfen und vorbelegen. Am Tresen bestätigen Sie die Liste, statt sie zu entdecken.
Das Armaturenbrett fotografieren
Motor an, ein Foto mit Kilometerzähler, Tankanzeige und Warnleuchten im selben Bild. Dieses eine Foto erledigt die meisten Diskussionen über Kilometer und Tank.
Mit dem Kunden im Uhrzeigersinn ums Fahrzeug gehen
Vorne links anfangen und der Reihenfolge der Checkliste folgen. Der Kunde geht mit; erst das macht das Protokoll zu einem gemeinsamen. Jede Stelle zeigen und laut benennen.
Jeden Schaden in der Skizze markieren und fotografieren
Ein Punkt pro Schaden in der Skizze, eine kurze Bezeichnung („Kratzer 5 cm, Stoßfänger hinten rechts“) und eine Nahaufnahme aus etwa 30 cm mit einem Größenvergleich. Eine Gesamtansicht jeder Seite hilft zusätzlich.
Innenraum prüfen, Zubehör zählen, unterschreiben lassen
Sitze, Kofferraum, Schlüssel, Papiere, Extras. Der Kunde unterschreibt sofort, bevor er die Schlüssel bekommt.
In Renviq ist das die Übergabe-Inspektion an der Buchung, im Browser auf dem Diensthandy. Die für dieses Fahrzeug bereits bekannten Schäden erscheinen in der Skizze als Vorschäden; Neues fügen Sie mit Markierung, Schweregrad, Notiz und Fotos hinzu, tragen den Kilometerstand ein, stellen die Tankanzeige ein, und der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Renviq erzeugt daraus das Protokoll als PDF mit Messwerten, Schadensliste, Skizze, Unterschrift, dem Namen des Prüfers und dem Zeitpunkt des Abschlusses.
Wie entscheidet das Rückgabeprotokoll einen Schadensstreit?
Machen Sie die Rückgabe genauso: gleiche Reihenfolge, gleiche Perspektiven, Kunde dabei. Dann Zeile für Zeile vergleichen:
| Bei Übergabe | Bei Rückgabe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Nicht vermerkt | Kratzer, fotografiert | Neuer Schaden: geltend machen |
| Vermerkt | Gleicher Kratzer, gleiche Größe | Vorschaden: nicht berechenbar |
| Vermerkt | Größer als vorher | Nur die Differenz ist strittig |
| Kein Foto, keine Unterschrift | Schaden festgestellt | Aussage gegen Aussage |
Das BGB setzt den Rahmen. Veränderungen oder Verschlechterungen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, hat der Mieter nicht zu vertreten (§ 538 BGB) – normale Abnutzung ist also Ihr Risiko, nicht seins. Und Ihre Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem Sie das Fahrzeug zurückerhalten (§ 548 BGB). Das Rückgabeprotokoll mit Datum und Uhrzeit ist deshalb nicht nur Beweis für den Zustand, sondern auch für den Beginn dieser Frist.
Die Verbraucherseite schaut genau hin. Das Europäische Verbraucherzentrum Deutschland bearbeitet nach eigener Aussage jedes Jahr zahlreiche Beschwerden über hohe nachträgliche Schadensforderungen und rät Mietern, alle Kratzer, Dellen und Beschädigungen im Übergabeprotokoll vermerken zu lassen und das ganze Fahrzeug einschließlich Innenraum zu fotografieren. Die fünf großen Vermieter (Avis-Budget, Enterprise, Europcar, Hertz, Sixt) haben sich 2015 gegenüber der EU-Kommission verpflichtet, Kunden eine angemessene Möglichkeit zu geben, einen Schaden anzufechten, bevor eine Zahlung eingezogen wird. Für eine kleine Vermietung heißt das: gemeinsames Protokoll, Fotos, und den Kunden informieren, bevor Sie etwas von der Kaution einbehalten.
Legen Sie außerdem vorab fest, wo Abnutzung endet und Schaden beginnt (eine Schadensmatrix: kleiner Steinschlag ist Abnutzung, eine Delle ist Schaden, jeweils mit Preis), und nehmen Sie das zusammen mit der Selbstbeteiligung in den Mietvertrag auf. Dann wendet die Rücknahme eine Regel an, statt sie auszuhandeln.
Öffnen Sie in Renviq das Rückgabeprotokoll, stehen die Schäden aus der Übergabe als Vorschäden in der Skizze und lassen sich nicht bearbeiten; alles, was der Mitarbeiter hinzufügt, ist also per Definition neu. Für jeden neuen Schaden können Sie die Reparaturkosten eintragen. Renviq berechnet die gefahrenen Kilometer und die Tankdifferenz gegenüber der Übergabe, und neuer Schaden, fehlender Kraftstoff, Mehrkilometer über das Inklusivkontingent und eine Reinigungsmarkierung werden zu eigenen Positionen auf der Rechnung nach der Miete. Wenn Sie Kautionen über Ihr eigenes Stripe-Konto auf der Karte blockieren, ist die Belastung aus der Reservierung ein eigener Schritt an der Buchung; mehr dazu, wie Sie die Kaution auf der Kreditkarte blockieren.
Häufige Fehler
- Bei der Rückgabe eine andere Route. Übergabe mit Gesamtansichten, Rückgabe mit Nahaufnahmen: Nichts passt zusammen.
- „Leichte Kratzer“ als Beschreibung. Wo, wie groß, welches Teil. Eine vage Notiz schützt niemanden.
- Ohne den Kunden prüfen. Der Schlüsselkasten ist bequem, aber ein allein erstelltes Protokoll ist am leichtesten angreifbar. Wenn es nicht anders geht, sofort prüfen und das Ergebnis am selben Tag schicken.
- Messwerte vergessen. Streit über Tank und Kilometer ist häufiger als über Dellen und in zehn Sekunden vermieden.
- Fotos verlieren. Bilder auf dem Handy eines Mitarbeiters sind keine Akte. Legen Sie sie an der Buchung ab.
Was Renviq nicht kann
Der Genauigkeit halber: Fotos hängen in Renviq an jedem markierten Schaden; ein eigenes Feld für eine komplette Fotoserie eines unbeschädigten Fahrzeugs gibt es nicht, solche Aufnahmen bewahren Sie separat auf. Die Unterschrift auf dem Bildschirm ist die des Kunden; der Mitarbeiter steht mit Name und Uhrzeit im PDF, ohne eigene Unterschrift. Es gibt keine native App, nur die Web-App auf dem Smartphone, und die Skizzen decken Pkw, Motorräder und Boote ab, keine LKW.