Kaution Autovermietung: auf der Kreditkarte blockieren

Solange Sie nicht erfassen, kommt kein Euro auf Ihrem Konto an. Bei der Rückgabe tun Sie eines von drei Dingen: Sie geben die ganze Reservierung frei, Sie buchen einen Teil für einen Schaden ab, den Sie belegen können, oder, selten, den ganzen Betrag. Der Rest dieses Leitfadens handelt von Fristen und Nachweisen, denn genau dort verlieren Vermieter ihre Kautionen.

Wie funktioniert die Kaution per Kreditkarte?

Eine Kartenzahlung besteht aus zwei Schritten, die normalerweise zusammen passieren: der Autorisierung (die Bank des Kunden genehmigt und reserviert den Betrag) und der Erfassung, auch Capture (das Geld fließt). Die Vorautorisierung trennt beide. Je nach Terminal oder Zahlungsdienstleister heißt die Funktion „Reservierung“, „Vorautorisierung“, „Pre-Auth“ oder „später erfassen“.

Steht die Reservierung, gibt es drei Ausgänge:

• Freigeben. Die Reservierung endet, es wird nie etwas abgebucht.
• Weniger erfassen als reserviert. Bei Stripe gibt eine Teilerfassung den Rest automatisch frei. In der Regel ist pro Autorisierung nur eine Erfassung möglich: Eine zweite Tranche in der Woche darauf gibt es nicht.
• Verfallen lassen. Tun Sie nichts, läuft die Autorisierung ab und der Betrag wird frei. Das ist der teure Fehler: Der Kostenvoranschlag der Werkstatt kommt am 9. Tag, die Reservierung ist am 7. Tag erloschen.

Blockieren, abbuchen und erstatten oder bar?

Die Kaution abzubuchen und später zu erstatten ist schnell eingerichtet, aber das Geld des Kunden ist während der ganzen Miete wirklich weg, je nach Vertrag zahlen Sie für beide Bewegungen, und Stripe weist darauf hin, dass eine nur teilweise erstattete Zahlung trotzdem über den vollen Betrag angefochten werden kann. Eine freigegebene Reservierung war nie eine Zahlung: Laut Stripe-Dokumentation können Karteninhaber nicht erfasste Autorisierungen nicht anfechten.

Bargeld umgeht die Kartenregeln und passt zu Kunden, die ihre Karte nicht blockiert sehen wollen, muss aber verwahrt und gezählt werden und hinterlässt keine Spur, wenn der Kunde später einen Abzug bestreitet.

Wie lange bleibt die Kaution auf der Karte blockiert?

Hier werden die meisten Vermieter erwischt, denn die Standardfrist ist kurz:

Daraus folgt zweierlei. Erstens kommen die langen Fristen nicht von selbst. Sie hängen von der Händlerkategorie (MCC) ab, unter der Ihr Acquirer Sie führt, und davon, dass das Terminal das richtige Kennzeichen mitsendet: Visa nennt es geschätzte Autorisierung, Stripe erweiterte Autorisierung und bietet sie online nur im IC+-Preismodell an. Ein Rollerverleih, der als allgemeiner Einzelhandel angemeldet ist, bekommt die allgemeine Frist. Zweitens braucht eine Miete, die länger dauert als die Frist, eine neue Autorisierung. Nach den Visa-Regeln verlängert eine inkrementelle Autorisierung die Gültigkeit nicht; für einen zweiwöchigen Bootscharter bei 10 Tagen Frist wird also storniert und neu autorisiert.

Kreditkarte oder Debitkarte: was ändert sich?

Bei einer Kreditkarte verbraucht die Reservierung einen Teil des Kreditrahmens. Bei einer Debitkarte blockiert sie Geld auf dem Girokonto: Abgebucht ist nichts, aber der Kunde kann es nicht ausgeben. Das betrifft in Deutschland viele Kunden, denn wie die Verbraucherzentrale schreibt, geben Banken zum Girokonto oft nur noch Debitkarten aus, und für die Kaution braucht man häufig eine „echte“ Kreditkarte. Das Europäische Verbraucherzentrum Deutschland meldet umgekehrt Beschwerden, dass Debitkarten am Schalter „oft grundlos verweigert“ werden.

Welche Karte Sie vor sich haben, sehen Sie auf der Karte selbst: Artikel 10 der Verordnung (EU) 2015/751 verpflichtet die Banken, die Kartenart bei neu ausgegebenen Karten sichtbar anzugeben, also Debit, Kredit oder Prepaid. Derselbe Artikel betrifft Sie als Vermieter: Wer nicht alle Karten eines Kartensystems akzeptiert, zum Beispiel keine Debit- oder Prepaidkarten für die Kaution, muss das klar mitteilen, bei Onlinebuchung auf der Website, und zwar rechtzeitig vor Vertragsschluss. Erst am Schalter ist zu spät.

Für die Bank des Kunden gilt § 675t Abs. 4 BGB, die deutsche Umsetzung der EU-Zahlungsdiensterichtlinie: Sie darf bei einer kartengebundenen Zahlung nur dann einen Betrag sperren, wenn der Kunde der genauen Höhe zugestimmt hat. Halten Sie deshalb den genauen Betrag der Kaution vor dem Durchziehen der Karte schriftlich fest. Die Verbraucherzentrale nennt Kautionen zwischen 250 und 3.000 Euro je nach Vermieter; viele orientieren sich an der Selbstbeteiligung.

Wann bekommt der Kunde die Kaution zurück?

Bei einer Reservierung gibt es streng genommen keine Rückzahlung, sondern eine Freigabe. Auf Ihrer Seite wirkt sie sofort; Visa verlangt vom Händler sogar, den nicht genutzten Teil einer Autorisierung innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Transaktion freizugeben. Die Bank des Kunden muss den gesperrten Betrag danach unverzüglich freigeben. Wann er im Onlinebanking wieder verfügbar erscheint, entscheidet trotzdem sie. Vergessen Sie die Freigabe, verfällt die Reservierung von selbst, bei einer Standard-Autorisierung online nach etwa 7 Tagen.

Haben Sie die Kaution abgebucht, wartet der Kunde dagegen auf eine Kartenerstattung, und genau daraus entstehen die Nachrichten „bei mir ist noch nichts angekommen“. Die ehrliche Antwort in beiden Fällen: „Ich gebe sie heute frei; wann Sie sie sehen, hängt von Ihrer Bank ab.“

Welche Nachweise brauchen Sie vor einer Abbuchung für Schäden?

Ihr Terminal lässt Sie einen Teil der Reservierung erfassen. Ob Sie das dürfen, entscheiden die Regeln des Kartennetzwerks. Die öffentlichen Visa-Regeln (Ausgabe April 2026) sind hier streng: Eine geschätzte Autorisierung darf keinen Betrag für mögliche Schäden, Diebstahl oder Versicherungsprämien enthalten, und eine Belastung für Schäden nach der Miete ist eine nachträgliche Belastung („delayed charge“) mit eigenen Bedingungen. Dazu gehören:

• eine Kopie des Mietvertrags, in dem der Kunde der Belastung von Schäden auf seine Karte zugestimmt hat, unterschrieben auf derselben Seite wie diese Klausel;
• ein Kostenvoranschlag eines Betriebs, der die Reparatur rechtmäßig ausführen darf, dazu ein Unfall- oder Polizeibericht, falls vorhanden;
• ein Betrag höchstens in Höhe der tatsächlichen Reparaturkosten oder der Selbstbeteiligung, je nachdem, was niedriger ist;
• innerhalb von 10 Werktagen nach der Rückgabe und vor der Belastung eine Mitteilung an den Kunden, die den Betrag erklärt, mindestens zwei Reparaturangebote enthält, den Anteil der Versicherung nennt und darauf hinweist, dass die Zahlung per Karte freiwillig ist.

Wie Ihr Acquirer eine Kautionsreservierung in diese Regeln einordnet, ist unterschiedlich; fragen Sie nach. Was sich nicht unterscheidet, sind die Nachweise. Einen Abzug, den Sie nicht belegen können, zahlen Sie nach einer Rückbuchung zurück. Bewahren Sie für jede Buchung auf:

• einen unterschriebenen Mietvertrag mit Kautionsbetrag, Selbstbeteiligung und Schadensklausel;
• Fotos mit Zeitstempel von Übergabe und Rücknahme aus einem Übergabeprotokoll, Schäden beide Male auf derselben Skizze markiert, damit eine Schadenmatrix aus „ein Kratzer“ einen Preis macht (die Checkliste für das Übergabeprotokoll geht jeden Punkt durch);
• den Kostenvoranschlag oder die Werkstattrechnung und den tatsächlich erfassten Betrag.

Hier kommt Renviq ins Spiel, also genau: Wenn Sie Ihr eigenes Stripe-Konto verbinden (Einstellungen → Zahlungen), setzt Renviq die Reservierung selbst. Der Kunde speichert seine Karte einmal auf einer sicheren Stripe-Seite, über einen Link, den Sie per E-Mail schicken oder in einen Chat einfügen, oder bei der Onlinebuchung, und bestätigt sie bei seiner Bank. In der Buchung reserviert Auf Karte reservieren… die Kaution, oder weniger, wenn der Kartenrahmen knapp ist, und zeigt, bis wann sie gilt. Es ist eine Online-Autorisierung auf der gespeicherten Karte, also mit der Standardfrist von 7 Tagen: Eine erweiterte 30-Tage-Autorisierung fordert Renviq nicht an, sondern erneuert die Reservierung automatisch vor dem Ablauf, solange die Buchung offen ist. Jede Erneuerung ist eine neue Autorisierung: Die Bank kann sie ablehnen, dann steht die Kaution wieder auf ausstehend und Ihr Team bekommt eine E-Mail, und für einen Moment braucht die Karte Platz für zwei Reservierungen. Bei der Rückgabe erfassen Sie den belegten Teil und der Rest wird sofort freigegeben, oder Sie geben alles frei.

Eine Anbindung an Kartenterminals gibt es nicht: Eine Reservierung über Ihr eigenes Terminal oder eine Barkaution tragen Sie von Hand in der Buchung ein. In beiden Fällen steht die Kaution in der Buchung mit Betrag (pro Fahrzeug oder Ihr Standardwert aus den Einstellungen), Status und jeder Änderung im Verlauf, neben den Übergabe- und Rücknahmeprotokollen und dem unterschriebenen Vertrag. Die Belege für einen Abzug liegen damit einen Klick neben der Kaution.

Was sagen Sie dem Kunden?

Sagen Sie es vor der Ankunft, in der Buchungsbestätigung, und noch einmal am Schalter:

• den genauen Betrag, der blockiert wird, und dass es eine Reservierung ist, keine Abbuchung;
• dass das Geld bei einer Debitkarte für die Dauer der Reservierung nicht verfügbar ist;
• wann Sie freigeben (zum Beispiel direkt nach dem Rückgabeprotokoll) und dass seine Bank entscheidet, wie schnell der Betrag wieder erscheint;
• was abgezogen werden kann und wie der Betrag entsteht: die Selbstbeteiligung, eine Preisliste für häufige Schäden;
• den Namen auf seiner Abrechnung. Stripe empfiehlt eine wiedererkennbare Abrechnungsbeschreibung mit 5 bis 22 Zeichen, weil unbekannte Reservierungen zu Rückbuchungen führen.

Am Schalter, Schritt für Schritt

1. Betrag und Karte prüfen

   Kontrollieren Sie die Kaution in der Buchung und dass die Karte auf den Mieter lautet.

2. Zuerst den Vertrag unterschreiben lassen

   Der unterschriebene Mietvertrag hält Kautionsbetrag und Schadensklausel fest, bevor eine Karte durchgezogen wird.

3. Eine Reservierung auslösen, keinen Verkauf

   Am Terminal notieren Sie Autorisierungsnummer und Ablaufdatum. In Renviq mit verbundenem Stripe setzt Auf Karte reservieren… die Reservierung auf die gespeicherte Karte des Kunden und zeigt das Ablaufdatum.

4. Kaution als erhalten markieren

   Tragen Sie sie in der Buchung ein, damit jeder in der Schicht sieht, dass sie blockiert ist und bis wann. Eine Reservierung aus Renviq wird automatisch eingetragen.

5. Das Fahrzeug mit dem Kunden prüfen

   Fotos von jeder Seite, Tankstand und Kilometer, Vorschäden markiert, von beiden unterschrieben.

6. Bei der Rückgabe wiederholen

   Gleiche Winkel, gleiche Skizze. Vergleichen Sie, bevor der Kunde geht.

7. Freigeben oder nur das Belegte erfassen

   Kein neuer Schaden: noch am selben Tag freigeben. Neuer Schaden: den Regeln Ihres Acquirers für Schadensbelastungen folgen, den belegten Betrag erfassen und den Rest freigeben. Beispiel: Von 1.000 € Reservierung werden bei einem Kostenvoranschlag über 340 € genau 340 € erfasst und 660 € frei.

8. Den Vorgang abschließen

   Markieren Sie die Kaution als ganz oder teilweise zurückgegeben und legen Sie den Kostenvoranschlag zur Buchung. Läuft die Reservierung ab, bevor der Voranschlag da ist, sprechen Sie mit Ihrem Zahlungsdienstleister, statt einen geschätzten Betrag zu erfassen. Eine Reservierung aus Renviq wird erneuert, bis Sie die Buchung abschließen; erfassen Sie also vorher, denn Renviq gibt jede Reservierung frei, die auf einer abgeschlossenen Buchung übrig ist.

Häufige Fehler

• Verkauf statt Reservierung. Jede Kaution wird zur Erstattung, mit Gebühren und Wartezeit.
• Von 30 Tagen ausgehen. Ohne passende Branche und Kennzeichen haben Sie vielleicht zwei.
• Die ganze Kaution „sicherheitshalber“ erfassen. Erfassen Sie, was Sie belegen können, keinen Euro mehr.
• Debitkarten erst am Schalter ablehnen. Die Verordnung 2015/751 verlangt den Hinweis vor Vertragsschluss.
• Keine Fotos bei der Übergabe. Ohne das „Vorher“ beweist das „Nachher“ nichts; siehe Übergabe und Rücknahme.
• Kautionen im Notizbuch führen. Ist die Person, die die Karte durchgezogen hat, nicht da, weiß niemand, ob reserviert, freigegeben oder abgebucht wurde.