Excel o software para tu rent a car: cuándo cambiar

Una hoja de cálculo no es un error: es la herramienta con la que empieza casi todo rent a car. El problema llega sin avisar, un sábado de agosto, cuando dos personas contestan WhatsApp a la vez o cuando un cliente discute un arañazo y las fotos están en el móvil de otro. Esta guía te dice con honestidad cuándo te basta Excel, dónde se rompe, cuánto cuesta cada opción y cómo pasar a un programa sin perder ninguna reserva.

¿Cuándo basta una hoja de Excel?

Si te reconoces en casi todo esto, sigue con la hoja y no pagues por nada:

• Tienes uno, dos o tres vehículos.
• Solo tú aceptas reservas y entregas las llaves.
• Entran pocas reservas a la semana y casi todas por un canal (teléfono o WhatsApp).
• No tienes página de reservas online ni vendes a través de terceros.
• Guardas los contratos en papel en una carpeta ordenada y sabes encontrar el de hace tres meses.
• Tu gestor recibe las facturas sin quejarse de la numeración.

En ese tamaño, una hoja con una fila por reserva, una columna por coche y colores por estado funciona, y la conoces de memoria. Un programa no te ahorraría casi nada. Lo único que pierdes es lo que la hoja no hace sola: bloquear una reserva que se solapa, guardar la firma y las fotos junto a la reserva o numerar las facturas sin que tengas que acordarte.

Si quieres probar sin coste, el plan Free de Renviq tiene justo ese tamaño (2 vehículos, 1 usuario, 10 reservas al mes) y trae todas las funciones. Pero si la hoja te funciona, no hay prisa.

¿Dónde se rompe la hoja de cálculo?

Casi nunca se rompe por el número de coches. Se rompe cuando el negocio pasa de una persona y un canal a varias personas y varios canales.

Dobles reservas. Excel o Google Sheets te enseñan lo que otro ha escrito, pero nada impide que dos filas reserven el mismo coche el mismo fin de semana. Con formato condicional puedes marcar el solape en rojo, pero solo avisa si alguien mira esa pestaña antes de contestar al cliente. Y no tiene en cuenta el tiempo de limpieza entre alquileres, que llevas en la cabeza.

Disponibilidad entre canales. Una reserva llega por WhatsApp, otra por teléfono a tu socio y otra por correo. Cada una se apunta cuando alguien tiene un momento. Entre la llamada y la fila hay un hueco, y en ese hueco se vende dos veces el mismo coche.

Fianzas. La hoja tiene una columna "fianza: 300 €" y poco más. No sabe si la cobraste en efectivo o la bloqueaste en el datáfono, si ya la devolviste o cuánto descontaste por daños. Cuando el cliente reclama semanas después, esa columna no demuestra nada. Para hacerlo bien, mira la guía de fianza con preautorización en tarjeta.

Contratos y firmas. Imprimir, rellenar a mano, firmar, escanear o fotografiar, archivar. Cada paso es un sitio donde se pierde una hoja o se escribe mal una matrícula. Lo que debe llevar el contrato lo tienes en la guía del contrato de alquiler de coche.

Inspecciones y fotos. Las fotos de la entrega viven en la galería de quien hizo la entrega. Si ese móvil se rompe, cambia de trabajador o simplemente tiene 4.000 fotos, la prueba del daño desaparece. Una buena inspección del vehículo necesita fecha, kilometraje, combustible, fotos y la firma del cliente, todo junto.

Facturas y numeración. En España las facturas de cada serie deben llevar numeración correlativa (Reglamento de facturación, artículo 6.1.a). Con una plantilla de Word y un número que alguien copia de la última factura, un hueco o un duplicado es cuestión de tiempo, y rehacerlo con tu gestor cuesta más que evitarlo.

Datos de clientes. Un Excel con DNI, carnet, dirección y teléfono de cientos de clientes, copiado en el portátil, en el móvil y en un correo reenviado, es difícil de proteger. Y si un cliente te pide una copia de sus datos o que los borres, como le permite el RGPD (artículos 15 y 17), tienes que buscar en cada copia.

Quién cambió qué. El historial de versiones de Google Sheets te enseña celdas, no decisiones. Cuando la fianza de una reserva pasa de 300 € a 150 €, la hoja no te dice quién lo hizo ni por qué.

Temporada alta. Todo lo anterior es manejable con diez reservas al mes. Con diez al día, la misma tarea se teclea tres o cuatro veces (hoja, contrato, factura, WhatsApp de confirmación) y el error aparece en la que nadie revisa.

Hoja de cálculo o programa: tarea por tarea

¿Cuánto cuesta de verdad cada opción?

La hoja de cálculo cuesta en dinero lo que ya pagas por Excel o Google Workspace, o nada. Su coste real es el tiempo por reserva y los errores.

Un ejemplo para hacer la cuenta (es una suposición, no una medición: cambia los minutos por los tuyos). Una reserva de un coche por WhatsApp en un rent a car con cinco vehículos:

• Comprobar en la hoja si está libre y contestar: 3 minutos.
• Apuntar la reserva en la hoja: 2 minutos.
• Rellenar el contrato en papel en la entrega: 8 minutos.
• Fotos del coche y enviarlas al cliente: 5 minutos.
• Hacer la factura en la plantilla: 5 minutos.
• Actualizar la hoja al devolver el coche: 2 minutos.

En este ejemplo son 25 minutos por reserva, y la mitad es teclear otra vez datos que ya tenías: nombre, matrícula, fechas, importe. Con 60 reservas al mes serían 25 horas. Un programa no elimina la vuelta alrededor del coche ni la conversación con el cliente, pero sí el retecleo, porque el contrato, la inspección y la factura salen de la misma reserva. Para saber tu número real, cronométrate una semana normal.

Renviq publica estos precios, en euros al mes con pago mensual:

• Free: 0 €, 2 vehículos, 1 usuario, 10 reservas al mes. Sin envío de correos.
• Starter: 49 €, 15 vehículos, 3 usuarios, reservas ilimitadas.
• Pro: 99 €, 50 vehículos, 10 usuarios, 14 días de prueba.
• Max: 199 €, vehículos ilimitados, 100 usuarios, 14 días de prueba.

El pago anual equivale a unas diez mensualidades. Todos los planes tienen las mismas funciones; solo cambia la capacidad. Si cobras con tarjeta a través de tu cuenta de Stripe, sus comisiones se suman. Los detalles, en precios.

¿Qué no hace Renviq?

Mejor saberlo antes de migrar:

• No hay app nativa. Es una aplicación web que funciona en el navegador del móvil. Necesita conexión: sin cobertura no puedes trabajar como con un Excel offline.
• No se conecta al datáfono. Los pagos y fianzas en tu datáfono o en efectivo se registran a mano. La fianza bloqueada en tarjeta funciona con tu propia cuenta de Stripe.
• No sincroniza con portales ni con un channel manager. Las reservas que te llegan por otros canales se meten en el calendario a mano; la página de reservas de Renviq sí escribe directamente en él.
• Un solo tipo de IVA para toda la empresa, y no declara cumplir Verifactu.
• No importa reservas ni clientes, solo vehículos (lo ves en el plan de migración).

¿Es momento de cambiar? Las señales

Si marcas dos o más, la hoja ya te está costando más de lo que parece:

• Más de una persona acepta reservas.
• Has tenido una doble reserva, o te has librado por poco.
• Te entran reservas por dos o más canales.
• No encontraste las fotos o el contrato cuando un cliente discutió un daño.
• Has tenido que corregir la numeración de una factura.
• Llevas las fianzas en notas, mensajes o memoria.
• En temporada alta tecleas los mismos datos tres o más veces por reserva.
• Te da miedo perder el móvil en el que están las fotos.
• Quieres una página de reservas directas y no sabes cómo conectarla con la hoja.

Cómo pasar de Excel al programa sin perder reservas

1. Prepara lo que vas a sacar de la hoja

   Separa en pestañas: la lista de vehículos (marca, modelo, matrícula, año, precio base), las reservas con fecha de entrega a partir de hoy, los clientes de esas reservas, las fianzas que tienes cobradas o bloqueadas ahora mismo y el número de la última factura emitida. El histórico no hace falta pasarlo: se queda en la hoja como archivo.

2. Configura la cuenta

   Crea tus ubicaciones con su dirección, el IVA de la empresa y el formato de numeración de facturas. Si vas a empezar una serie nueva con otro prefijo, acuérdalo antes con tu gestor para que la numeración siga siendo correlativa.

3. Importa los vehículos con la plantilla CSV

   En la flota, elige importar CSV y descarga la plantilla de coches, motos o barcos. Copia tus columnas en ella, guárdala como CSV (el separador de punto y coma del Excel en español también vale) y súbela. El programa valida cada fila y te enseña los errores antes de crear nada.

4. Elige la fecha de corte

   Un martes o miércoles tranquilo, nunca un viernes de temporada alta. Desde ese día, toda reserva nueva entra primero en el programa, sea cual sea el canal.

5. Pasa las reservas futuras a mano

   Renviq no importa reservas ni clientes. Mete una a una las reservas con entrega posterior a la fecha de corte y da de alta a cada cliente al pasar su reserva. Anota en cada una la fianza que ya tengas cobrada. Con una flota de 5 a 15 vehículos suele ser una tarde de trabajo.

6. Una semana en paralelo

   Durante siete días apunta también en la hoja, y cada noche compara las dos: mismas reservas, mismas fechas, mismos coches. Si coinciden toda la semana, deja de escribir en la hoja y guárdala.

7. Haz la primera entrega completa en el programa

   Contrato firmado en pantalla, inspección con fotos, combustible y kilometraje, y factura desde la reserva. Cuando el equipo haya hecho unas cuantas así, activa la página de reservas online.

Si todavía comparas programas, la guía de los mejores programas de alquiler pone a Renviq junto a otros siete con lo que publica cada proveedor. Y si quieres ver la comparación en formato resumido, tienes las comparativas de Renviq.