Hoja de inspección del vehículo en check-in y check-out

La hoja sola no gana una reclamación. Lo que la gana es la diferencia entre dos hojas: un arañazo en la devolución que no está en la entrega, fotografiado desde el mismo ángulo, con la firma del cliente en la primera. Todo lo que sigue sirve para que esas dos hojas se puedan comparar y para que el mostrador las haga de verdad un sábado de agosto con cola.

Qué debe llevar la hoja de inspección

Usa la misma lista para el check-out (entrega) y el check-in (devolución). Marca cada línea, también cuando la respuesta es "sin daños".

Cabecera

• Número de reserva, cliente, marca, modelo y matrícula
• Fecha, hora y lugar de la inspección, y quién la hace

Lecturas

• Kilómetros exactos, no "unos 45.000"
• Nivel de combustible (o de carga en un eléctrico), según tu política de combustible
• Testigos encendidos en el cuadro con el motor en marcha

Carrocería, siempre en el mismo orden

• Delantera: paragolpes, calandra, capó, faros, matrícula
• Lado del conductor: aleta, retrovisor, puertas, talonera, lateral trasero
• Trasera: portón o maletero, paragolpes, pilotos, matrícula
• Lado del acompañante: lo mismo que el del conductor
• Techo, si se ve (furgonetas, granizo)

Lunas

• Impactos y grietas en el parabrisas, sobre todo en el campo de visión del conductor
• Ventanillas, luneta y espejos

Llantas y neumáticos

• Roces de bordillo en cada llanta, tapacubos
• Dibujo y flancos; rueda de repuesto o kit antipinchazos

Interior

• Asientos (quemaduras, rotos, manchas), moquetas, techo interior, suelo del maletero
• Olor a tabaco o a animales, limpieza general

Accesorios y documentación

• Número de llaves, permiso de circulación, seguro y parte amistoso
• El equipo de seguridad obligatorio, sillas infantiles, GPS, cofre, cargadores
• En motos: cascos y tallas, baúl, candado. En barcos: chalecos, ancla y equipo de seguridad

Daños y firma

• Cada daño previo marcado en un croquis del vehículo, con foto de cerca
• Firma del cliente y del empleado, con fecha y hora

Cómo hacerla en cinco a diez minutos

La inspección larga es la que da vueltas sin orden. La rápida sigue siempre el mismo recorrido.

1. Prepárala antes de que llegue el cliente

   Abre la reserva, mira los daños conocidos del vehículo desde la última devolución y déjalos cargados. En el mostrador confirmas la lista, no la descubres.

2. Haz la foto del cuadro

   Motor en marcha, una sola foto con cuentakilómetros, combustible y testigos en el mismo encuadre. Esa foto zanja la mayoría de discusiones de kilómetros y depósito.

3. Rodea el coche con el cliente en sentido horario

   Empieza por la esquina delantera izquierda y sigue el orden de la lista. El cliente camina contigo; eso es lo que hace la revisión conjunta. Señala cada marca y dila en voz alta.

4. Marca cada daño en el croquis y fotografíalo

   Un punto por daño en el croquis, una etiqueta corta ("rayón 5 cm, paragolpes trasero derecho") y una foto a unos 30 cm con algo que dé escala. Una foto general de cada lado también ayuda.

5. Revisa el interior, cuenta los accesorios y firma

   Asientos, maletero, llaves, papeles, extras. El cliente firma allí mismo, antes de darle las llaves.

En Renviq esto es la inspección de entrega de la reserva, hecha en el navegador del móvil. Los daños que ya constan para ese vehículo aparecen en el croquis como previos, añades lo nuevo con un punto, gravedad, notas y fotos, escribes los kilómetros, ajustas el indicador de combustible y el cliente firma en la pantalla. Renviq genera el PDF de la inspección con las lecturas, la lista de daños, el croquis, la firma, el nombre del inspector y la hora en que se completó.

Cómo decide la devolución una reclamación por daños

Haz la devolución igual: mismo orden, mismos ángulos, con el cliente delante. Después compara línea a línea:

El Código Civil pone el punto de partida: el arrendatario debe devolver lo arrendado tal como lo recibió, salvo lo que se deteriore por el tiempo o por causa inevitable (art. 1561), y responde del deterioro salvo que pruebe que se produjo sin culpa suya (art. 1563). El art. 1562 presume que el arrendatario recibió la cosa en buen estado cuando no se expresó su estado, pero habla de "finca"; que un juez lo aplique a un coche no está garantizado, así que no cuentes con esa presunción y ten la hoja.

Consumo mira el otro lado. El Centro Europeo del Consumidor aconseja al cliente revisar el coche con el personal, hacer fotos del interior y del exterior, devolverlo con la oficina abierta y pedir el justificante de que lo entregó en buen estado. La guía de consumo del Govern balear señala como abusiva la práctica de revisar daños menores y limpieza sin el cliente y cargarlos en su tarjeta. Y en 2015 las cinco grandes (Avis-Budget, Enterprise, Europcar, Hertz y Sixt) se comprometieron ante la Comisión Europea a dar al cliente una oportunidad razonable de discutir el daño antes de cobrar. Tu rent a car no es una multinacional, pero una hoja conjunta, fotos y un aviso antes de tocar la fianza te colocan en el lado bueno de ese estándar.

Separa además el daño del desgaste normal. Decide antes qué se cobra y cuánto (una tabla de daños: un impacto de gravilla pequeño es desgaste, un bollo es daño) y ponlo en el contrato de alquiler, para que la devolución aplique una regla y no la negocie.

Cuando abres la inspección de devolución en Renviq, los daños de la entrega salen en el croquis como previos y no se pueden editar, así que todo lo que añade el empleado es nuevo por definición. En cada daño nuevo puedes indicar el coste de reparación. Renviq calcula los kilómetros recorridos y la diferencia de combustible respecto a la entrega, y el daño nuevo, el combustible que falta, los kilómetros por encima de los incluidos y la marca de limpieza pasan como líneas separadas a la factura posterior al alquiler. Si bloqueas fianzas en tarjeta con tu propia cuenta de Stripe, cobrar del bloqueo es un paso aparte en la reserva; lo explicamos en cómo cobrar la fianza con tarjeta sin cargarla.

Errores habituales

• Otro recorrido en la devolución. Si en la entrega hay fotos generales y en la devolución primeros planos, nada encaja.
• "Arañazos leves" como descripción. Dónde, cuánto mide, qué pieza. Una nota vaga no protege a nadie.
• Revisar sin el cliente. El buzón de llaves es cómodo, pero una hoja hecha a solas es la más fácil de rebatir. Si no hay otra, revisa enseguida y envía el resultado ese día; qué hacer si aun así el cliente no paga el daño.
• Olvidar las lecturas. Hay más discusiones por combustible y kilómetros que por bollos, y se evitan en diez segundos.
• Fotos perdidas. Las fotos en el móvil de un empleado no son un registro. Guárdalas con la reserva.

Lo que Renviq no hace

Para ser exactos: en Renviq las fotos van unidas a cada daño marcado, así que no hay un apartado para una tanda completa de fotos de un coche sin daños; si las quieres, guárdalas aparte. La firma en pantalla es la del cliente; el empleado queda registrado en el PDF con su nombre y la hora, sin firma. No hay app nativa, solo la aplicación web en el móvil, y los croquis cubren coches, motos y barcos, no camiones.