Contrato de alquiler de coche: cláusulas que te protegen

Casi todas las disputas con un cliente, sea un arañazo en la puerta, un depósito medio vacío o una multa que llega tres semanas después, se ganan o se pierden por dos papeles: el contrato que firmó y la inspección de entrega. Esta guía repasa qué debe llevar el contrato, cláusula por cláusula, qué límites pone la ley de consumo y qué datos tienes que recoger del conductor. Vale igual para coches que para motos y scooters.

¿Qué tiene que contener el contrato como mínimo?

Un contrato de alquiler de vehículo sin conductor tiene dos partes: las condiciones particulares de cada reserva y las condiciones generales, iguales para todos los clientes. Las particulares deben recoger:

• Arrendador: razón social, NIF/CIF y dirección.
• Arrendatario y cada conductor autorizado: nombre, documento de identidad y datos del carné (tipo, número y validez).
• Vehículo: marca, modelo, matrícula, kilómetros y nivel de combustible en la entrega.
• Periodo: lugar, fecha y hora de recogida y de devolución.
• Precio: tarifa base, extras contratados uno a uno, impuestos, fianza y franquicia.
• Firma de ambas partes, fecha y número de referencia del contrato.

Si trabajas con condiciones generales, la Ley 7/1998 de Condiciones Generales de la Contratación exige que el cliente sepa que existen, que le entregues un ejemplar y que acepte su incorporación. Las que no pudo conocer de forma completa al firmar, o que son ilegibles, ambiguas u oscuras, no forman parte del contrato. Si una condición particular contradice una general, prevalece la particular, y las dudas de interpretación se resuelven a favor del cliente.

Cláusula por cláusula: ¿qué te protege en una disputa?

Daños y franquicia

Define qué es un daño (no el desgaste normal), cuál es la franquicia y cómo se reduce si el cliente contrata una cobertura como el CDW. La franquicia es un tope: cobra el coste real de la reparación hasta ese límite y documenta el importe con presupuesto o factura. El TRLGDCU (Real Decreto Legislativo 1/2007) considera abusiva la indemnización desproporcionadamente alta al consumidor que incumple, y también trasladarle la carga de la prueba cuando debería corresponderte a ti. En la práctica, eso significa que tú tienes que demostrar que el daño apareció durante el alquiler. Ahí entra la inspección.

Estado del vehículo en la entrega

El TRLGDCU también declara abusivas las declaraciones de conformidad sobre hechos ficticios. Una frase preimpresa del tipo «recibo el vehículo sin daños» no te sirve si nadie revisó el coche. Lo que convence a un juez o a una junta arbitral es una inspección real: fotos de cada lado con fecha, daños previos marcados en un croquis (matriz de daños), kilómetros y combustible, firmada por el cliente en la recogida y repetida en la devolución.

Fianza

Fija el importe, cómo se retiene (preautorización en tarjeta o cargo), qué conceptos puede cubrir y en qué plazo se libera. El TRLGDCU califica de abusivas las garantías desproporcionadas al riesgo asumido, así que la fianza debe guardar relación con la franquicia y el valor del vehículo. Aclara al cliente la diferencia entre fianza y depósito.

Combustible

Escribe tu política de combustible (lleno/lleno es la más fácil de defender), el precio por litro que cobrarás si falta combustible y cualquier cargo de servicio por repostar. Ojo con cobrar un depósito entero sin devolver lo no usado: la ley de consumo considera abusiva la estipulación que prevé cobrar productos o servicios no usados o consumidos de manera efectiva.

Kilometraje

Indica si es ilimitado o si hay un límite de kilómetros, el precio por kilómetro extra y que la lectura del cuentakilómetros de la entrega y la devolución, anotada en la inspección, es la referencia.

Multas y sanciones de tráfico

La Ley sobre Tráfico (Real Decreto Legislativo 6/2015) dice que en el alquiler a corto plazo el responsable de la infracción es el arrendatario. Si la multa se notifica a tu empresa como titular, tienes veinte días naturales para identificar al conductor, y la ley permite a las empresas de alquiler sin conductor aportar la copia del contrato de arrendamiento. No identificarlo verazmente es una infracción muy grave para el titular. De ahí que el contrato deba recoger quién conduce y con qué carné, y que el cliente autorice expresamente que comuniques sus datos a la autoridad. Si cobras gastos de gestión por tramitar la identificación, pon el importe por escrito y por separado.

En motos, recuerda al cliente que el conductor responde de que el pasajero lleve casco.

Conductores adicionales

Solo puede conducir quien figura en el contrato. Cada conductor adicional necesita sus datos y la comprobación de su carné, en especial en motos, donde la categoría del permiso tiene que cubrir la moto que alquila. Deja claro que un conductor no autorizado puede dejar sin efecto las coberturas contratadas.

Uso fuera de España

Exige autorización previa y por escrito para salir del país, indica a qué países se permite, el cargo por salida al extranjero si lo aplicas y si el seguro cubre esos destinos. Si no lo permites, dilo tal cual y di qué pasa si se incumple. En Baleares y Canarias, aclara también si el vehículo puede embarcarse en un ferry.

Devolución tardía

Fija la hora de devolución, un margen de cortesía y el precio de cada hora o día extra. Redondear al alza el tiempo consumido (cobrar un día entero por veinte minutos de retraso) es otra de las estipulaciones que el TRLGDCU califica de abusivas. Un tramo por horas con tope diario es más fácil de defender.

¿Qué datos del conductor exige el Real Decreto 933/2021?

Además de lo que tú quieras pedir, el Real Decreto 933/2021 obliga a las empresas de alquiler de vehículos a motor a recoger y registrar los datos de su Anexo II. Del arrendatario: nombre o razón social, apellidos, sexo, tipo y número de documento (DNI, pasaporte, TIE, NIF), nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección de residencia, teléfonos y correo electrónico. Del conductor principal y del segundo conductor, si lo hay: los mismos datos más el carné de conducir, con tipo, validez, número y número de soporte. De la operación: número de referencia, fecha, lugar y firmas del contrato; lugares, fechas y horas de recogida y devolución; marca, modelo, matrícula, bastidor, color, tipo de vehículo y kilómetros a la salida y a la vuelta; y los datos del pago (tipo, medio de pago, titular, caducidad de la tarjeta y fecha).

Tres obligaciones concretas del decreto:

• Exactitud: eres responsable de que los datos coincidan con los documentos que el cliente te exhibe. Pide el documento original, no una foto reenviada.
• Registro: un registro informático conservado tres años desde el final del servicio.
• Comunicación: los datos se envían por vía telemática al Ministerio del Interior de manera inmediata y como máximo en 24 horas desde la reserva, la firma o la anulación del contrato, y desde el inicio del servicio. El canal es la plataforma SES.HOSPEDAJES de la sede electrónica de Interior.

Renviq guarda los datos del cliente y de los conductores en cada reserva, pero no envía las comunicaciones a SES.HOSPEDAJES; ese trámite lo haces tú en la plataforma de Interior.

¿Es válida la firma electrónica del contrato?

Sí. El Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) establece que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica o de no ser cualificada. La firma cualificada equivale a la manuscrita; una firma simple o avanzada (la que el cliente dibuja en una tablet) también es válida, pero si el cliente la impugna, la Ley 6/2020 remite a las reglas de prueba de la Ley de Enjuiciamiento Civil y te tocará demostrar quién firmó y que el documento no se alteró después.

Por eso importa el rastro: fecha y hora de cada firma, el dispositivo, un documento que no se pueda modificar y la copia entregada al cliente. Con contratos generados por reserva, Renviq recoge la firma del operador y del cliente y guarda un PDF con registro de auditoría. No es una firma electrónica cualificada.

Checklist para revisar tu contrato

Copia esta lista y compárala con tu modelo actual:

• Datos completos del arrendador (razón social, NIF/CIF, dirección).
• Arrendatario y cada conductor con documento y carné (tipo, número, validez, número de soporte).
• Vehículo con matrícula, bastidor, kilómetros y combustible en la entrega.
• Lugar, fecha y hora de recogida y devolución.
• Precio base, extras y coberturas opcionales desglosados uno a uno.
• Fianza: importe, forma de retención y plazo de liberación.
• Franquicia como tope, con cobro según presupuesto o factura real.
• Política de combustible y precio por litro.
• Kilometraje incluido y precio por kilómetro extra.
• Cláusula de multas: responsabilidad del arrendatario y autorización para comunicar sus datos.
• Conductores adicionales solo si figuran en el contrato.
• Salida al extranjero (y en ferry): permitida o no, países y cargo.
• Devolución tardía: margen de cortesía y tramos por hora con tope.
• Condiciones generales entregadas al cliente antes de firmar, legibles y aceptadas.
• Inspección con fotos firmada en la recogida y en la devolución.
• Datos del Anexo II del RD 933/2021 registrados, conservados tres años y comunicados en 24 horas.

Errores que dejan tu contrato sin efecto

• Condiciones generales que el cliente no vio. Si están en la web pero no se entregaron ni aceptaron al firmar, o se imprimen en letra ilegible, no forman parte del contrato.
• Penalizaciones fijas desproporcionadas. Cargos como «300 € por cualquier rasguño» o «cargo por limpieza de 150 €» sin relación con el coste real son el primer blanco de una reclamación de consumo. Las cláusulas abusivas son nulas; el resto del contrato sigue en pie, pero pierdes justo el cobro que buscabas.
• Extras impuestos. Un seguro, una silla infantil o un «pack» que el cliente no pidió, o recargos que aparecen solo en el total, se consideran abusivos frente a consumidores.
• Inspección sin pruebas. Un croquis sin fotos ni firma del cliente no demuestra cuándo apareció el daño, y la carga de la prueba es tuya.
• Conductor sin identificar. Si el contrato no dice quién conducía y con qué carné, cuando llegue la multa no tendrás qué aportar dentro de los veinte días.
• Copiar el modelo de una gran compañía. Sus condiciones reflejan su flota, sus seguros y sus coberturas. Adapta franquicias, fianzas y tarifas a lo que tú realmente ofreces y cobras.

La ley de consumo protege al cliente particular. Si alquilas a empresas, las condiciones generales siguen sujetas a la Ley 7/1998, pero el régimen de cláusulas abusivas del TRLGDCU se aplica a consumidores.