Veri*Factu en un rent a car: qué cambia y cuándo

Para un rent a car la parte incómoda no es el QR: es que cada factura pasa a llevar detrás un registro encadenado con la anterior, y que una factura corregida a mano en el programa deja de ser posible. Abajo tienes las fechas que te aplican, qué hace exactamente un sistema adaptado en cada factura, qué preguntar a tu proveedor y qué hace Renviq, con sus límites.

¿Desde cuándo me obliga Veri*Factu?

El Real Decreto-ley 15/2025 movió las fechas. Ahora dependen de cómo tributas:

Dos fechas más que se suelen pasar por alto:

• 29 de julio de 2025. Desde ese día los fabricantes debían tener a la venta versiones adaptadas, y un programa que compres nuevo tiene que venir ya adaptado. Si estás eligiendo software ahora, esto es exigible hoy, no en 2027.
• 31 de diciembre del año de tu primer envío. Si empiezas en modalidad VERI*FACTU, quedas en ella hasta el final de ese año natural.

Quedan fuera del reglamento quienes llevan los libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII) —el caso de las empresas que facturan más de seis millones— y quienes tributan en los territorios forales, con TicketBAI en el País Vasco y el sistema propio de Navarra. Si alquilas desde Bilbao o Pamplona, tu obligación es otra y tu programa tiene que estar preparado para ella.

¿Qué cambia en cada factura que emites?

Un sistema informático de facturación adaptado hace tres cosas por cada factura, en el momento de expedirla:

1. Genera un registro de facturación de alta. No es la factura: es un resumen normalizado con el NIF del emisor, el número, la fecha, el importe, el desglose de impuestos y la identificación del destinatario.
2. Lo encadena con el anterior. Cada registro lleva la huella SHA-256 del registro previo de esa misma empresa. Cambiar una factura de hace tres meses rompe la cadena de todas las siguientes, y eso es exactamente lo que el reglamento quiere que sea imposible de hacer sin dejar rastro.
3. Imprime el QR tributario en la factura. En toda factura, completa o simplificada, sin umbral. El código lleva el NIF, el número, la fecha y el importe; encima va el literal «QR tributario» y debajo la frase que dice que la factura es verificable en la sede electrónica de la AEAT.

Una factura anulada tampoco desaparece: genera un registro de anulación, que también se encadena. Es la diferencia práctica más grande con cualquier programa de facturación de hace cinco años, donde borrar una línea equivocada era un clic.

VERI*FACTU o «no verificable»: qué implica cada modalidad

El reglamento admite dos formas de cumplir y es el programa —no tú— quien elige en cuál trabaja.

La modalidad VERI*FACTU quita alrededor de dos tercios de los requisitos técnicos a cambio de enviar. Para una empresa pequeña suele ser la opción sensata: no tienes que custodiar nada ni demostrar nada a posteriori, porque Hacienda ya lo tiene.

¿Qué tengo que exigirle al programa, y qué no existe?

No existe la homologación. La Agencia Tributaria no certifica ni homologa programas. Lo que exige el artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 es que el fabricante firme una declaración responsable por cada versión —con su nombre y NIF, el nombre y la versión del sistema, y la manifestación de que cumple el reglamento— y la entregue a quien lo adquiere. Si un proveedor se anuncia como «homologado por Hacienda», está vendiendo algo que no existe.

Lo que sí puedes pedir por escrito:

• La declaración responsable de la versión que vas a usar, con su fecha.
• En qué modalidad trabaja: VERIFACTU o no verificable. Un mismo sistema no puede alternar entre cumplir y no cumplir; si un proveedor ofrece «modo VeriFactu opcional», son dos sistemas distintos y cada uno necesita su declaración.
• Qué pasa cuando la AEAT no responde: si la factura se expide igual, si el registro se reintenta y dónde ves cuántos quedan pendientes.
• Si imprime el QR también en las facturas simplificadas y en las rectificativas.
• Si soporta IGIC e IPSI cuando facturas desde Canarias, Ceuta o Melilla.

Cómo lo hace Renviq

Renviq factura en modalidad VERI*FACTU y solo en esa: cada factura y cada rectificativa genera su registro, encadenado con huella SHA-256, y se envía a la Agencia Tributaria. La declaración responsable está publicada y se puede leer desde el propio producto, que es lo que pide el artículo 15.3 de la Orden HAC/1177/2024.

No hay un interruptor que activar. El sistema deduce que te aplica de los datos de tu empresa —país, código postal y NIF— y a partir de ahí:

1. Pones el NIF de la empresa

   En ajustes de empresa. Se valida con su dígito de control, porque un NIF mal escrito no se descubre hasta que la AEAT rechaza el primer registro. Desde ese momento cada factura que emites queda encadenada, aunque todavía no se envíe nada.

2. Subes tu certificado de la AEAT

   El certificado de representante o de persona física de la FNMT, el mismo con el que entras en la sede electrónica. Es lo que autentica los envíos: sin él Renviq encadena los registros pero no los transmite, y te lo dice. Con él, empieza a enviar.

3. Facturas como siempre

   El registro se construye dentro de la misma operación que emite la factura, así que no existe una factura sin su registro ni un registro de una factura que se quedó a medias. El QR sale impreso en el PDF de la factura y de la rectificativa.

En el apartado de informes fiscales ves el estado de cada registro —pendiente, enviado, aceptado, aceptado con errores o rechazado—, el motivo que devolvió la AEAT cuando lo hay, y cuántos siguen sin enviar. Un registro que falló por un problema técnico se reintenta cada hora; si sigue fallando porque falta un dato, lo corriges y lo vuelves a enviar desde el mismo listado.

Y lo que no hace, para que no lo descubras tarde:

• No cubre los territorios forales. Si tu domicilio fiscal está en Álava, Guipúzcoa, Vizcaya o Navarra, necesitas un programa con TicketBAI o con el sistema navarro.
• No genera todavía la subsanación de un registro aceptado con errores: se registra, se ve y se corrige con tu asesor, pero el registro corrector no se emite solo.
• No es «homologado», porque eso no existe. Lo que hay es la declaración responsable enlazada arriba.
• Un solo tipo impositivo por empresa. Si repercutes varios tipos en la misma factura, Renviq no es tu programa de facturación.

¿Y si un envío falla o la AEAT no responde?

La factura se expide igual. El registro se encadena en el mismo momento de emitirla y el envío va después, así que una caída de la sede electrónica no te deja sin facturar: los registros se acumulan y salen cuando el servicio vuelve.

Lo que pasa a partir de ahí está a la vista en el listado de registros fiscales:

• Se reintenta cada hora. Es lo que pide el artículo 16.4 de la Orden HAC/1177/2024 para un registro que no pudo enviarse por una incidencia técnica, y el mismo artículo exige que veas cuántos quedan sin enviar mientras quede alguno: ese contador sale en la pantalla de inicio, para todo el equipo.
• El motivo lo pone la AEAT, literal. Cuando rechaza un registro verás su código y su descripción tal cual llegaron, no una interpretación nuestra.
• Puedes reenviar tú, desde la misma línea. Vale para un registro pendiente, enviado, rechazado o fallido. No para uno aceptado —se presentaría dos veces— ni para uno aceptado con errores, que lo que pide es una subsanación y no una copia.
• Después de 24 intentos deja de reintentarse solo. Lo que no ha salido en un día entero no es una incidencia técnica, es un dato que hay que corregir; lo corriges y lo reenvías a mano.
• Y hay un cuadro que mira al revés. En vez de listar registros, compara tus facturas y rectificativas con los registros que existen y te dice cuáles no tienen ninguno. Es lo único que detecta el caso peor —el registro que nunca llegó a crearse— porque un listado de registros no puede enseñarte lo que no está en él.

Cada reenvío manual queda anotado con quién lo hizo y cuándo. La idea es que puedas comprobarlo tú, sin preguntarnos: lo que se envió, lo que se rechazó y lo que falta.

Qué conviene tener listo antes de tu fecha

1. Comprueba el NIF con el que facturas

   Que sea el de la empresa que emite y que esté escrito como lo lee la AEAT, sin el prefijo ES. Es el dato que encadena todo lo demás.

2. Consigue el certificado digital

   De representante si eres sociedad, de persona física si eres autónomo. Se pide en la FNMT y hay que acreditar la identidad presencialmente o con el DNI electrónico; no lo dejes para el mes de tu fecha límite.

3. Revisa cómo identificas al cliente

   Una factura completa tiene que nombrar a su destinatario. Con un cliente extranjero sin NIF español necesitas su pasaporte o su documento de identidad en la ficha: no es un campo opcional cuando factura un rent a car. Está desarrollado en la guía de IVA en el alquiler de vehículos.

4. Decide quién emite qué

   Si tu programa de alquiler no va a estar adaptado, la salida habitual es facturar con un programa de facturación que sí lo esté y dejar el de alquiler para reservas, contratos e inspecciones. Decídelo antes de la fecha, no después.

Errores habituales

• Esperar a 2027 para elegir programa. La obligación de que el software que compras hoy esté adaptado ya está en vigor desde julio de 2025.
• Creer que el QR es todo. El QR es la parte visible; lo que se inspecciona es el registro encadenado que hay detrás.
• Corregir una factura editándola. Con un sistema adaptado se emite una rectificativa, que genera su propio registro. Editar la original no es una opción del programa, es una infracción.
• Dar por hecho que el asesor lo resuelve. La gestoría presenta impuestos; el registro lo genera el programa con el que expides la factura, y la sanción del artículo 201 bis recae sobre quien lo tiene.
• Mezclar Veri*Factu con el registro de viajeros. Son dos obligaciones distintas, con dos organismos distintos: la del Ministerio del Interior está en la guía de registro de viajeros.