Registro de viajeros en alquiler de vehículos: RD 933/2021

En la práctica, cada alquiler genera dos comunicaciones: una cuando entra la reserva o firmas el contrato y otra cuando el cliente se lleva el vehículo, cada una en 24 horas como máximo. Esta guía te dice exactamente qué datos pide el Anexo II del decreto, cómo darte de alta en SES.HOSPEDAJES, cómo recoger los datos en el mostrador y en las reservas online, y qué hace (y qué no hace) Renviq con esa información.

¿A quién obliga el Real Decreto 933/2021?

A toda persona física o jurídica que alquile vehículos a motor sin conductor en territorio español a cambio de un precio, sea empresa o particular, y a los operadores turísticos y plataformas digitales que intermedian en ese alquiler. Quedan fuera los taxis y el alquiler con conductor. Según Interior, si en la venta participan varios intermediarios, comunica los datos quien tiene la relación contractual directa y final con el cliente.

• Coches y furgonetas: incluidos.
• Motos: incluidas. La Ley sobre Tráfico clasifica la motocicleta como automóvil y, por tanto, como vehículo de motor. Si alquilas motos, lee también la guía del contrato de alquiler de moto.
• Ciclomotores (scooters de 49 cc): zona gris. La misma ley excluye los ciclomotores de su definición de «vehículo de motor» y el decreto no lo aclara. Consúltalo antes de dejar de comunicarlos.
• Barcos: el decreto no menciona las embarcaciones. Confirma tu caso con un asesor en vez de darlo por hecho.

El decreto se publicó en el BOE el 27 de octubre de 2021 y sus obligaciones de comunicación rigen desde el 2 de enero de 2023, cuando se abrió la plataforma. Tras un periodo de prueba durante 2024, Interior activó el registro el 2 de diciembre de 2024. En ese momento ya se habían dado de alta más de 1.700 empresas de alquiler de vehículos.

¿Qué datos hay que registrar en cada alquiler?

El Anexo II del decreto enumera los datos. No es una lista orientativa: es lo que tienes que poder comunicar.

Dos aclaraciones de las preguntas frecuentes de Interior: si el cliente no tiene correo electrónico, basta con el móvil; y el sexo se consigna cuando consta en el documento o lo aporta el propio cliente. Como documento valen el DNI para españoles, el documento de identidad para ciudadanos de la UE y el pasaporte para el resto.

¿En qué plazo y por qué canal se comunican?

El artículo 6 fija el ritmo: la comunicación se hace «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas» desde dos momentos:

1. La reserva, la formalización del contrato o su anulación.
2. El inicio del servicio, es decir, la entrega del vehículo.

Si un dato cambia después (fechas, vehículo, segundo conductor), Interior exige una nueva comunicación. El canal es la plataforma SES.HOSPEDAJES, en la sede electrónica del Ministerio del Interior. Puedes enviar cada comunicación a mano desde la aplicación web o de forma automática mediante un servicio web, y consultar o modificar las ya enviadas.

Además, el decreto te obliga a llevar un registro informático propio con esos datos y a conservarlo tres años desde que termina el servicio. Y tú respondes de que los datos coincidan con el documento que el cliente te enseña.

Cómo cumplir, paso a paso

1. Date de alta en SES.HOSPEDAJES antes de alquilar

   Entra en la sede electrónica de Interior (apartado hospedajes y alquiler de vehículos) con certificado digital o Cl@ve, rellena el formulario de registro como arrendador y fírmalo. Recibirás las credenciales de la aplicación y las del servicio web. El alta debe hacerse en los diez días siguientes a completar los trámites para ejercer la actividad y, en todo caso, antes de empezar a alquilar. Si abres tu empresa de alquiler ahora, mete este paso en la lista.

2. Recoge los datos completos de cada conductor

   En el mostrador, pide el documento original (no una foto reenviada por WhatsApp) y el permiso de conducir de cada persona que vaya a conducir, y anota los datos del Anexo II. Aprovecha para hacer la comprobación del carné: categoría, validez y, en motos, que el permiso cubra la cilindrada. Cada conductor adicional necesita su propio bloque de datos.

3. Completa antes de la recogida lo que falte de las reservas online

   Un formulario de reserva online rara vez pide pasaporte, dirección y carné, y no conviene hacerlo: es fricción que cuesta reservas. Pero la reserva ya dispara el plazo de 24 horas. Lo práctico es comunicar lo que tienes al reservar y enviar al cliente, antes de la llegada, un enlace para que aporte sus documentos. Cuando completes los datos, envía la modificación.

En Renviq, la ficha de cliente guarda nombre, apellidos, fecha de nacimiento, teléfono, correo, nacionalidad, dirección y los datos del carné (número, caducidad, país de expedición y categorías), y cada reserva enlaza al cliente y a sus conductores adicionales, cada uno con su ficha. Cuando la reserva ya tiene una ficha de cliente asociada, el cliente puede subir fotos de su pasaporte, DNI o carné desde el portal del cliente antes de llegar. Una solicitud online entra sin ficha: primero la creas tú.

1. Documenta el contrato, el vehículo y el pago

   El Anexo II también pide el número y lugar del contrato, las firmas, la matrícula y el bastidor, el color, los kilómetros a la salida y a la vuelta y cómo pagó el cliente. Estos datos salen de un contrato bien hecho y de la inspección de entrega y devolución, no de una libreta.

2. Envía la comunicación en 24 horas y otra al entregar el vehículo

   Fija una rutina: por ejemplo, revisar al cierre de cada día las reservas nuevas, las anuladas y las entregas, y comunicarlas en SES.HOSPEDAJES. Con volumen, la vía razonable es el servicio web, a través de un programa que lo tenga integrado o de un tercero al que autorices. Interior admite que comunique un tercero autorizado, pero la exactitud de los datos sigue siendo responsabilidad tuya.

3. Conserva el registro tres años e informa al cliente

   Guarda el registro informático tres años desde el fin de cada alquiler. Incluye en tus condiciones o en un aviso de privacidad la información que exige el artículo 13 del RGPD (ver la sección siguiente).

Con los contratos generados desde cada reserva, Renviq guarda el número de contrato y las firmas del operador y del cliente. La inspección de recogida y devolución registra los kilómetros, y la ficha del vehículo, la marca, el modelo, la matrícula, el bastidor y el color. Los pagos quedan con su método (efectivo, datáfono, transferencia o tarjeta online) y su fecha.

Qué no hace Renviq

Conviene decirlo claro para que no lo descubras con una sanción:

• No envía comunicaciones a SES.HOSPEDAJES. No tiene integración con la plataforma de Interior ni exporta los datos en su formato. La comunicación la haces tú (o un tercero autorizado) en la sede de Interior.
• No guarda como campos algunos datos del Anexo II: el sexo, el tipo y el número del documento de identidad (del DNI o pasaporte guarda la foto, no el número escrito), el número de soporte del carné, el titular de la tarjeta, el IBAN, un teléfono fijo aparte del principal ni datos de GPS. La caducidad y los últimos dígitos de la tarjeta solo constan cuando el cliente la guarda mediante Stripe.
• La reserva online recoge poco: nombre, correo y teléfono. El resto hay que completarlo antes de la recogida.
• Nacionalidad y dirección son campos opcionales en la ficha. Si los necesitas para comunicar, rellénalos siempre.

Protección de datos: base jurídica e información al cliente

Registrar y comunicar estos datos es tratamiento de datos personales. La base jurídica es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), así que no necesitas pedir consentimiento para ello y no debes presentarlo como si fuera opcional. Lo que sí tienes que hacer, según el artículo 13 del RGPD, es informar al cliente cuando recoges sus datos de:

• quién eres y cómo contactarte (y tu delegado de protección de datos, si lo tienes);
• la finalidad: cumplir el Real Decreto 933/2021;
• la base jurídica: obligación legal;
• los destinatarios: el Ministerio del Interior. El decreto dispone que en Interior esos datos solo los tratan las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, para prevenir e investigar delitos;
• el plazo de conservación: tres años desde el fin del servicio.

Un párrafo en el contrato y en el aviso de privacidad de tu web cubre la mayoría de los casos. No lo mezcles con la casilla de marketing, que sí requiere consentimiento.

¿Qué multas hay si no cumples?

El decreto remite al régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana:

Las graves se gradúan en tres tramos: de 601 a 10.400 €, de 10.401 a 20.200 € y de 20.201 a 30.000 €.

Errores habituales

• Pensar que solo se comunica la entrega. Hay dos momentos: la reserva o el contrato (y su anulación) y el inicio del servicio.
• Olvidar al segundo conductor. Si alguien más va a conducir, sus datos y su carné van en la comunicación.
• Copiar datos de una foto borrosa. Si el número no coincide con el documento, la responsabilidad es tuya. Verifica con el original.
• No comunicar los cambios. Una ampliación de fechas o un cambio de vehículo exigen nueva comunicación.
• Confundir el registro con la cesión de datos por multas. Identificar al conductor ante la DGT es otro trámite con su propio plazo: está en la guía de multas de tráfico en coches de alquiler.
• Tratar el aviso de privacidad como un trámite de la web. El cliente que alquila en el mostrador también tiene que recibir la información.