Beste Vermietungssoftware 2026: 8 Anbieter im Vergleich

Kurzes Fazit

Die acht Programme unterscheiden sich weniger in der Grundausstattung als in drei Punkten: ob die Kaution direkt auf der Kundenkarte reserviert wird, ob Mitarbeiter eine native App bekommen und welche Funktionen erst in teureren Tarifen oder als Add-on freigeschaltet werden. Wer die Kartenreservierung in der Software selbst braucht, findet sie laut Anbieterseiten bei Booqable, RentSyst und TWICE Commerce. Renviq reserviert die Kaution über Ihr eigenes Stripe-Konto auf der gespeicherten Karte des Kunden; dazu gehören Online-Buchungsseite, digitaler Mietvertrag mit Doppelunterschrift und Foto-Übergabeprotokoll zu jedem Tarif, auch zum kostenlosen.

Kurz eingeordnet:

• Renviq passt zu kleinen und mittleren Vermietungen mit Autos, Motorrädern oder Booten, die alle Funktionen ohne Aufpreis wollen und die Kaution über ihr eigenes Stripe-Konto auf der Kundenkarte reservieren möchten.
• RentSyst passt zu Flotten, die nach Fahrzeugzahl wachsen und viele Standorte oder Mitarbeiter haben, denn Filialen und Manager sind in jedem Tarif unbegrenzt.
• Rent Centric passt zu Betrieben, die ein individuelles Angebot akzeptieren und 360°-Schadensaufnahme per App suchen.
• HQ Rental Software passt zu Auto- und Transportervermietungen, die eine Mitarbeiter-App für iOS und Android wollen und mit Preisen in US-Dollar sowie einer einmaligen Onboarding-Gebühr leben können.
• Booqable passt zu Vermietungen, die neben Fahrzeugen auch anderes Mietgut führen und mit Preisen in US-Dollar leben können.
• RentHub ist erkennbar auf den italienischen Markt ausgerichtet, etwa mit E-Rechnungen über das italienische SDI.
• Rentgine kommt aus Ungarn, rechnet in Forint ab und bindet das ungarische Rechnungsprogramm Számlázz.hu an.
• TWICE Commerce (ehemals Rentle) ist eine allgemeine Vermiet- und Verkaufsplattform, nicht auf Fahrzeuge spezialisiert.

Welche Software passt zu welcher Vermietung?

Die meisten Vermieter haben ein oder zwei Anforderungen, an denen die Entscheidung hängt. Suchen Sie Ihre Situation:

• Die Kaution soll direkt auf der Kreditkarte des Kunden blockiert werden. Booqable (Autorisierung gespeicherter Karten), RentSyst („Card authorization" in der Funktionsliste) und TWICE Commerce („hold deposits") nennen das auf ihren Seiten. Renviq reserviert die Kaution über Ihr eigenes Stripe-Konto auf der Karte, die der Kunde vorher bei Ihnen gespeichert hat.
• Gemischte Flotte aus Autos, Motorrädern und Booten. Renviq und Rent Centric führen alle drei Fahrzeugarten. RentSyst nennt Autos, „Small vehicles" und Boote. Rentgine nennt Autos, Roller und Mopeds sowie Boote. Booqable ist allgemeine Vermietsoftware mit eigenen Branchenseiten für Motorrad- und Bootsvermietung. HQ Rental Software ist für Autos und Transporter gebaut, Motorräder und Boote laufen per Konfiguration.
• Ihre Mitarbeiter sollen Übergaben in einer nativen App erledigen. Rent Centric („Mobile Agent Pro App"), Booqable (App für iOS und Android) und HQ Rental Software (App für iOS und Android mit Fotos, Tank- und Kilometerstand und Kundenunterschrift) bieten das. Renviq hat keine native App; die Web-App läuft im Browser auf dem Handy.
• Sie wollen klein und ohne Fixkosten anfangen. Renviq Free kostet 0 € für 2 Fahrzeuge, 1 Nutzer und 10 Buchungen im Monat. Die längste veröffentlichte Testphase im Vergleich hat Rentgine mit 30 Tagen.
• Viele Standorte oder viele Mitarbeiter. RentSyst hat in jedem Tarif unbegrenzte Filialen und Manager. Renviq Max erlaubt 100 Nutzer bei unbegrenzten Fahrzeugen. Bei Booqable kosten zusätzliche Standorte extra (29 $ bzw. 37 $ im Monat). Bei HQ Rental Software ist ein Standort enthalten, jeder weitere kostet 50 $ im Monat; für mehr als 50 Fahrzeuge gibt es den Enterprise-Tarif.
• Ihr Mietgut ist nicht nur Fahrzeug. Wer etwa Ski oder Zubehör vermietet und zusätzlich verkauft, schaut sich TWICE Commerce und Booqable an; beide sind nicht fahrzeugspezifisch.
• Sie möchten ein individuelles Angebot statt einer Preisliste. Rent Centric zeigt Preise erst nach Angabe von Firma, Fahrzeugzahl, Nutzern und Standorten.

So haben wir verglichen

Alle Angaben stammen von den öffentlichen Websites der Anbieter, abgerufen am 12. September 2026 (HQ Rental Software am 15. September 2026): Preisseiten, Funktionsseiten, Anleitungen und Kontaktseiten. Die Quellen stehen unter dem Artikel. Bewertungsportale, Erfahrungsberichte und Aussagen von Wiederverkäufern haben wir nicht verwendet, ebenso keine Angaben, die wir nur auf Drittseiten gefunden haben.

Drei Regeln gelten für den ganzen Vergleich:

• „Nicht veröffentlicht" heißt nicht „fehlt". Es bedeutet nur, dass wir die Funktion auf den geprüften Seiten des Anbieters nicht gefunden haben. Viele Anbieter beschreiben ihr Produkt erst in der Demo vollständig. Fragen Sie im Zweifel nach.
• Preise stehen so da, wie der Anbieter sie veröffentlicht, netto ohne MwSt., sofern der Anbieter nichts anderes angibt, mit Währung und Abrechnungszeitraum. Wir rechnen nichts um und runden nichts.
• Die Währungen sind unterschiedlich. Die meisten Anbieter rechnen in Euro ab, Booqable und HQ Rental Software in US-Dollar, Rentgine in ungarischen Forint. Für einen Betrieb in Deutschland oder Österreich schwankt eine Rechnung in USD oder HUF jeden Monat mit dem Wechselkurs und muss in der Buchhaltung umgerechnet werden. In der Schweiz gilt das auch für Euro-Preise. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie Software-Rechnungen aus dem Ausland verbuchen.

Renviq ist unser eigenes Produkt. Wir haben es nach denselben Regeln beschrieben und seine Grenzen genauso genannt wie bei den anderen Anbietern.

Die acht Programme im Überblick

Die Tabelle zeigt nur, ob eine Funktion auf der Website des Anbieters beschrieben ist. Wie gut sie im Alltag funktioniert, sagt sie nicht. Das finden Sie nur in einer Testphase mit Ihren eigenen Fahrzeugen und einem echten Übergabeablauf heraus.

Was kosten die Programme und wo liegen die Grenzen der Tarife?

Ein niedriger Einstiegspreis sagt wenig, wenn die Funktion, die Sie brauchen, erst zwei Tarife höher kommt. Deshalb steht hier neben dem Preis jeweils, was der Einstiegstarif laut Anbieter nicht enthält oder was zusätzlich kostet.

• Renviq: Free 0 € (2 Fahrzeuge, 1 Nutzer, 10 Buchungen im Monat), Starter 49 € (15 Fahrzeuge, 3 Nutzer), Pro 99 € (50 Fahrzeuge, 10 Nutzer), Max 199 € (unbegrenzte Fahrzeuge, 100 Nutzer), jeweils pro Monat. Alle Funktionen in allen Tarifen, die Tarife unterscheiden sich nur in der Kapazität. 14 Tage Test bei Pro und Max, jährliche Abrechnung möglich. Details auf der Preisseite.
• RentSyst: Beginner 55 € pauschal für 0–15 Fahrzeuge, danach 3,00 € je Fahrzeug und Monat (16–50 Fahrzeuge), 2,70 € (51–100), 2,50 € (101–200), 2,00 € (201–400), ab 401 auf Anfrage. Installation kostenlos; optional Schulung 50 €, Onboarding 150 €, Einrichtungspaket 100 €, Zahlungsanbieter-Integration 300 € (nur bei Jahresabo), GPS-Anbindung 2,50 € im Monat. 14 Tage kostenlose Version.
• Rent Centric: Preise nicht veröffentlicht; die Preisseite verlangt vorab Firma, E-Mail, Telefon, Fahrzeug-, Nutzer- und Standortzahl.
• HQ Rental Software: Basic 120 $ (10 Fahrzeuge), Standard 175 $ (25), Professional 250 $ (50) im Monat bei monatlicher Zahlung, Enterprise für mehr als 50 Fahrzeuge über einen Preisrechner; bei Jahreszahlung laut Anbieter bis zu 8 % günstiger. Ein Standort ist enthalten, jeder weitere kostet 50 $ im Monat. Dazu eine einmalige Onboarding-Gebühr von 550 $, 950 $, 1.500 $ bzw. 1.500 $. Buchhaltungsanbindung, Kundenportal und Mehrsprachigkeit erst ab Standard; Mautverwaltung, API-Zugang und dynamische Preise ab Professional. 7 Tage Test ohne Kreditkarte.
• Booqable: Start 35 $, Grow 87 $, Scale 187 $ im Monat bei monatlicher Zahlung; 29 $, 69 $ und 149 $ bei Jahreszahlung. Unbegrenztes Inventar und Aufträge, keine Provision auf Buchungen. E-Signaturen erst ab Grow. Zusatzstandorte 29 $ bzw. 37 $, Website-Baukasten 19 $ bzw. 24 $ im Monat, mobiler Kassenplatz 9 $ bzw. 12 $ je Nutzer und Monat, jeweils je nach Abrechnungsintervall. 14 Tage Test.
• RentHub: Lizenz 45 € im Monat plus 1–4 € je Fahrzeug, abhängig von den aktivierten Zusatzfunktionen; der Rechner zeigt für ein Fahrzeug 46,00 € im Monat oder 496,80 € im Jahr, jeweils zzgl. italienischer MwSt. Ab 150 Fahrzeugen auf Anfrage. Testphase nicht veröffentlicht.
• Rentgine: Essential 24 990 Ft (bis 10 Fahrzeuge), Advanced 39 990 Ft (bis 25), Max 59 990 Ft (bis 100) im Monat netto, Ultimate individuell; bei Jahreszahlung 20 825, 33 325 bzw. 49 991 Ft im Monat. Essential ohne digitale Unterschrift und ohne Übergabefotos. 30 Tage Test, die ersten 7 Tage im Advanced-Tarif.
• TWICE Commerce: 199 € je Standort und Monat, die ersten zwei Standorte 99 €, dazu ein Plattformtarif: Self-service 0 € mit 1,5 % Zahlungsprovision, Standard 399 € mit 0,9 %, Enterprise 5.000 € mit 0,5 % im Monat. Einmalige Pakete 1.200 € oder 2.000 €, individuelle Dokumentvorlagen wie Mietverträge 300 € je Stück. 14 Tage Test ohne Kreditkarte.

Renviq

Renviq ist eine Web-Software für Auto-, Motorrad- und Bootsvermietungen mit Sitz in Spanien und unser eigenes Produkt.

Stärken

• Alle Funktionen in allen Tarifen: Online-Buchungsseite mit eigenem Branding, digitale Mietverträge mit Doppelunterschrift von Vermieter und Kunde und PDF-Protokoll, Foto-Protokolle bei Übergabe und Rücknahme mit Schadenverfolgung. Es gibt keine Funktion, für die Sie in einen höheren Tarif wechseln müssen.
• Ein kostenloser Tarif für den Einstieg (2 Fahrzeuge, 10 Buchungen im Monat) und Monatspreise in Euro von 49 € bis 199 €.
• Rechnungen mit Steuer je Position, Reverse Charge bei B2B-Kunden aus anderen EU-Ländern und Gutschriften.
• Kautionen werden je Buchung erfasst: Betrag, Status, Rückzahlung und Abzüge für Schäden stehen am Vorgang, zusammen mit dem Übergabeprotokoll.
• Kautionsreservierung auf der gespeicherten Kundenkarte über Ihr eigenes Stripe-Konto, in jedem Tarif. Solange die Buchung offen ist, erneuert Renviq die Reservierung automatisch; bei Rückgabe ziehen Sie einen Teil ein oder geben alles frei.

Grenzen

• Kartenzahlungen setzen ein eigenes Stripe-Konto voraus; ob Stripe Ihr Unternehmen aufnimmt, hängt vom Land ab, und es gelten die Gebühren von Stripe. Die Kaution wird als Online-Autorisierung auf der gespeicherten Karte reserviert, die etwa 7 Tage gilt. Renviq erneuert sie automatisch, doch jede Erneuerung ist eine neue Autorisierung und kann von der Bank abgelehnt werden. Eine Anbindung an Kartenterminals gibt es nicht: Kautionen, die Sie am eigenen Terminal oder in bar nehmen, tragen Sie von Hand an der Buchung ein.
• Keine native App für iOS oder Android; die Web-App läuft im Handy-Browser.
• Junges Produkt ohne öffentliche Bewertungen. Ein bestimmtes E-Rechnungsformat nennt Renviq in seinen öffentlichen Angaben nicht; prüfen Sie das, wenn Sie es brauchen.

RentSyst

RentSyst führt in seinem Menü Autos, Kleinfahrzeuge, Boote und Yachten, Wohnmobile, Lkw und Baumaschinen. Das Unternehmen firmiert auf der Website als „RentSyst Ltd."; ein Land nennt die Website nicht.

Stärken

• Die Preisstaffel pro Fahrzeug wird mit wachsender Flotte günstiger (von 3,00 € auf 2,00 € je Fahrzeug), und jeder Tarif hat unbegrenzte Filialen und Manager.
• Die Funktionsliste nennt Online-Buchung, Vertragseditor, digitale Unterschrift, Check-in und Check-out, Schadenverwaltung, Online-Zahlungen, „Card authorization", E-Invoicing und Peppol.
• Viele Zahlungs- und Buchhaltungsanbindungen, darunter Stripe, PayPal, Redsys, Revolut, SumUp, Viva Wallet, Xero und QuickBooks.

Grenzen

• Welche Funktion in welchem Tarif enthalten ist, war auf der Preisseite nicht eindeutig zu erkennen. Lassen Sie sich das für Ihre Flottengröße bestätigen.
• Einige Leistungen kosten extra, etwa Onboarding (150 €) oder die Integration eines Zahlungsanbieters (300 €, nur mit Jahresabo).
• Eine native Mitarbeiter-App ist nicht veröffentlicht; der Anbieter spricht von einer Web-Anwendung und einer mobilen Version.

Rent Centric

Rent Centric hat seinen Hauptsitz in Toronto, Kanada, und führt Produkte für Autos, Motorräder und ATVs, Wohnmobile, Boote, Golfcarts, Carsharing und Langzeitmiete.

Stärken

• Mitarbeiter-App „Mobile Agent Pro" für Tablet und Smartphone, verfügbar im App Store und bei Google Play.
• „360° Image and Video Capture for Damage Control": Schadensaufnahme mit Fotos und Video bei Übergabe und Rücknahme.
• Digitale Mietverträge mit E-Signatur und Online-Reservierungen über die eigene Website.

Grenzen

• Keine veröffentlichten Preise; Sie müssen erst Ihre Daten angeben.
• Kautionsreservierung auf der Karte und Rechnungsfunktionen sind auf den geprüften Seiten nicht beschrieben.

HQ Rental Software

HQ Rental Software ist der Handelsname der CAAG B.V., einer Gesellschaft nach dem Recht von Curaçao; nach eigenen Angaben arbeiten mehr als 1.250 Vermieter in über 85 Ländern mit der Software. Sie ist für Auto- und Transportervermietung gebaut und lässt sich laut Anbieter per Konfiguration an Motorräder, Boote, Geräte und Langzeitleasing anpassen. Für Motorräder und Boote nennt der Anbieter etwa Versicherungen oder zusätzliche Helme, die Verwaltung von Kapitänen, Freizeitpakete und die Bootsinspektion in der App.

Stärken

• Mitarbeiter-App für iOS und Android: Übergabe und Rücknahme abwickeln, Fotos hochladen, Tank- und Kilometerstand erfassen und den Kunden unterschreiben lassen.
• Online-Reservierungen per Widget auf der eigenen Website, Mietverträge, digitale Unterschrift und Online-Zahlungen in jedem Tarif. Unterschrieben wird am Tablet am Schalter, über einen Link auf dem Gerät des Kunden oder in der App; die Verträge werden mit Ausweisscans und Schadenfotos gespeichert.
• Online wird die volle Summe oder eine Anzahlung kassiert, über mehr als 15 Zahlungsanbieter, darunter Stripe, PayPal und Global Payments Integrated. Channel-Management für Expedia, Kayak und Turo, wobei je Kanal Zusatzgebühren anfallen können.

Grenzen

• Preise in US-Dollar, dazu eine einmalige Onboarding-Gebühr ab 550 $; jeder weitere Standort kostet 50 $ im Monat.
• Mehrsprachigkeit und Kundenportal erst ab dem Standard-Tarif. Das Konto ist auf Englisch voreingestellt; genannt werden über 30 Sprachen, darunter Deutsch.
• Eine Kautionsreservierung auf der Karte ist nicht veröffentlicht; Kautionen („security deposits") werden als möglicher Bestandteil der Mietpreise genannt.
• Für Autos und Transporter gebaut, Motorräder und Boote laufen per Konfiguration. Die Nutzungsbedingungen unterliegen dem Recht von Curaçao.

Booqable

Booqable sitzt in Leeuwarden in den Niederlanden. Es ist allgemeine Vermietsoftware mit eigenen Branchenseiten für Motorrad- und Bootsvermietung, die Bootsseite nennt etwa Kajaks, Stand-up-Paddle-Boards, Pontonboote und Motorboote.

Stärken

• Buchungsseite und Website-Einbindung mit Live-Verfügbarkeit ab dem kleinsten Tarif, dazu unbegrenztes Inventar und keine Provision auf Buchungen.
• Kautionen werden automatisch berechnet; gespeicherte Karten können belastet oder autorisiert werden.
• Viele Zahlungsanbieter: Stripe, PayPal, Square, Adyen, Mercado Pago, Teya und Mollie.
• App für iOS und Android.

Grenzen

• Preise in US-Dollar, mit den oben beschriebenen Folgen für die Buchhaltung.
• E-Signaturen erst ab dem Grow-Tarif; zusätzliche Standorte und der mobile Kassenplatz kosten extra.
• Eine Schadensaufnahme mit Fotos ist nicht veröffentlicht; Check-in und Check-out werden über Barcode- und QR-Scan beschrieben.

RentHub

RentHub ist ein Anbieter aus Mailand mit getrennten Produkten für Autovermietung, Chauffeurdienste und Gerätevermietung.

Stärken

• Digitale Unterschrift als grafometrische Unterschrift oder mit Einmalcode (OTP).
• Schadensbericht bei Übergabe und Rücknahme mit Fotos, individuellen Zuständen und automatischer Berechnung von Zusatzkosten.
• Eigene Buchungsmaschine und eine Kunden-App mit Buchungsfunktion für Apple und Android.

Grenzen

• Die E-Rechnung ist auf Italien zugeschnitten (XML-Format, Übermittlung über das italienische SDI-System).
• Neben der Hauptsprache ist Englisch kostenlos, sechs weitere Sprachen sind verfügbar; ob Deutsch dabei ist, geht aus der geprüften Seite nicht hervor.
• Kautionsreservierung, Mitarbeiter-App und Testphase sind nicht veröffentlicht.

Rentgine

Rentgine kommt von Tiger Softwares aus Szeged in Ungarn und nennt Autos, Roller und Mopeds, Wohnmobile, Boote und Firmenflotten.

Stärken

• Lange Testphase von 30 Tagen, die ersten 7 Tage im Advanced-Tarif ohne Zahlungsdaten.
• Digitale Unterschrift und Fotos bei Übergabe und Rücknahme ab dem Advanced-Tarif.
• Vertragsvorlagen lassen sich laut Anbieter auf Englisch, Deutsch und in weiteren Sprachen anlegen.

Grenzen

• Preise in ungarischen Forint.
• Im Essential-Tarif keine digitale Unterschrift und keine Übergabefotos.
• Die Rechnungsstellung läuft über die Anbindung an Számlázz.hu, einen ungarischen Rechnungsdienst. Online-Buchung, Kautionen und Mitarbeiter-App sind nicht veröffentlicht.

TWICE Commerce (ehemals Rentle)

Die frühere Adresse rentle.io leitet auf TWICE Commerce weiter. Die Plattform deckt Vermietung, Verkauf und Abonnements ab, als Beispiel nennt sie unter anderem Skiverleih. Sie ist nicht auf Fahrzeuge spezialisiert.

Stärken

• Online-Shop für Buchungen und die Möglichkeit, online zu kassieren oder Kautionen zu blockieren („hold deposits").
• Ein Self-service-Plattformtarif ohne Grundgebühr, bei dem stattdessen 1,5 % Provision auf Zahlungen anfallen.
• 14 Tage Test ohne Kreditkarte.

Grenzen

• Nicht fahrzeugspezifisch: Fahrzeug-Übergabeprotokolle, E-Signatur, Rechnungen und Mitarbeiter-App sind auf den geprüften Seiten nicht beschrieben.
• Mietvertragsvorlagen sind ein kostenpflichtiges Add-on (300 € je Vorlage).
• Die Kosten setzen sich aus Standortpreis, Plattformtarif und Provision zusammen; rechnen Sie das mit Ihrem Zahlungsvolumen durch.

Welche Software reserviert die Kaution auf der Kreditkarte?

In der Autovermietung ist die Kaution meist keine Zahlung, sondern eine Reservierung: Der Betrag wird auf der Karte des Kunden blockiert und bei Rückgabe freigegeben oder teilweise eingezogen. Ob die Software das selbst auslöst, ist für viele Vermieter die wichtigste Frage. Laut eigener Website können das neben Renviq (dazu weiter unten) drei der übrigen sieben Anbieter:

• Booqable: „Charge or authorize customers' saved cards on file": gespeicherte Karten des Kunden können belastet oder autorisiert werden. Rückzahlbare Kautionen berechnet die Software automatisch.
• RentSyst: „Card authorization" steht in der Funktionsliste der Preisseite, zusammen mit Online-Zahlungen. Welcher Tarif die Funktion enthält und über welchen Zahlungsanbieter sie läuft, sollten Sie im Gespräch klären.
• TWICE Commerce: „hold deposits" wird auf der Startseite genannt; welche Zahlungsanbieter dafür verwendet werden, ist nicht veröffentlicht.

Bei Rent Centric, HQ Rental Software, RentHub und Rentgine ist eine Kautionsreservierung auf der Karte auf den geprüften Seiten nicht beschrieben. RentHub nennt ein physisches Stripe-Terminal, Rent Centric Online-Zahlungen per Kreditkarte, HQ Rental Software Kautionen als möglichen Bestandteil der Mietpreise und Online-Zahlungen über mehr als 15 Zahlungsanbieter.

Renviq reserviert die Kaution über Ihr eigenes Stripe-Konto, das Sie unter Einstellungen → Zahlungen verbinden; das geht in jedem Tarif, soweit Stripe Ihr Unternehmen in Ihrem Land aufnimmt. Der Kunde speichert seine Karte einmal auf einer sicheren Seite von Stripe, über einen Link, den Sie per E-Mail schicken oder in den Chat kopieren, oder direkt bei der Online-Buchung auf Ihrer Buchungsseite, und bestätigt sie einmal bei seiner Bank. An der Buchung blockieren Sie dann mit „Auf Karte reservieren…" die Kaution oder einen niedrigeren Betrag, etwa wenn das Kartenlimit nicht reicht. Belastet wird dabei nichts. Die Reservierung ist eine Online-Autorisierung mit der üblichen Gültigkeit von etwa 7 Tagen. Solange die Buchung offen ist, erneuert Renviq sie automatisch vor dem Ablauf, und Reservierungen auf abgeschlossenen Buchungen gibt es frei. Jede Erneuerung ist eine neue Autorisierung und kann abgelehnt werden; dann steht die Kaution wieder auf offen, und Ihr Team bekommt eine E-Mail.

Bei Rückgabe ziehen Sie einen Teil der Reservierung ein, der Rest wird sofort freigegeben, oder Sie geben sie ganz frei. Weil der Abzug mit dem Übergabeprotokoll und seinen Fotos an derselben Buchung hängt, ist bei einem Streit nachvollziehbar, wofür einbehalten wurde. Die gespeicherte Karte können Sie auch später belasten, etwa für Kosten, die erst nach der Rückgabe feststehen. Ihre Online-Buchungsseite kann außerdem beim Absenden der Anfrage eine gespeicherte Karte verlangen oder einen Anteil als Anzahlung reservieren, der bei Bestätigung eingezogen und bei Ablehnung freigegeben wird. Eine Anbindung an Kartenterminals und verlängerte 30-Tage-Autorisierungen gibt es nicht: Eine Kaution, die Sie am eigenen Terminal oder in bar nehmen, erfassen Sie weiterhin von Hand an der Buchung.

Checkliste vor der Entscheidung

Bevor Sie unterschreiben, klären Sie diese Punkte schriftlich mit dem Anbieter, am besten während der Testphase:

1. Funktionen je Tarif. Welche der Funktionen, die Sie brauchen, sind in Ihrem Tarif enthalten? Achten Sie besonders auf E-Signatur und Foto-Protokoll, die bei mehreren Anbietern erst in höheren Tarifen kommen, und auf Punkte wie Mehrsprachigkeit und Kundenportal, die etwa bei HQ Rental Software erst ab dem Standard-Tarif enthalten sind.
2. Add-ons und nutzungsabhängige Kosten. Website, zusätzliche Standorte, zusätzliche Nutzer, mobiler Kassenplatz, Provision auf Zahlungen. Rechnen Sie den Monatspreis für Ihre tatsächliche Flotte und Ihr Buchungsvolumen durch, nicht für den Einstiegstarif.
3. Einmalige Kosten. Onboarding (bei HQ Rental Software je nach Tarif 550 $ bis 1.500 $), Einrichtung, Schulung, Integration eines Zahlungsanbieters, individuelle Vertragsvorlagen.
4. Währung und Abrechnung. Euro, US-Dollar oder Forint? Monatlich oder jährlich? Eine Jahreszahlung ist oft günstiger, bindet Sie aber länger.
5. Kaution und Zahlungsanbieter. Löst die Software die Kartenreservierung selbst aus, oder nur die Erfassung? Welche Zahlungsanbieter werden unterstützt, und können Sie Ihren bestehenden weiter nutzen?
6. Mietvertrag auf Deutsch. Können Sie Ihren eigenen Mietvertrag mit Ihren Bedingungen hinterlegen, auf Deutsch und in den Sprachen Ihrer Kunden?
7. E-Rechnung. Prüfen Sie, ob der Anbieter die in Ihrem Land vorgeschriebenen E-Rechnungsformate unterstützt, und fragen Sie Ihre Steuerberatung, welche das für Ihren Betrieb sind.
8. Datenexport. Können Sie Buchungen, Kunden, Fahrzeuge und Rechnungen jederzeit exportieren, etwa als CSV? Ein Wechsel ist nur so einfach wie der Export.
9. Datenschutz und Datenstandort. Fragen Sie nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und danach, wo die Daten gespeichert werden. Beides gehört vor den Vertrag, nicht danach.
10. Ein echter Probelauf. Legen Sie in der Testphase drei echte Fahrzeuge an und spielen Sie eine komplette Miete durch: Buchung, Vertrag, Übergabe mit Fotos, Rückgabe mit Schaden, Kaution, Rechnung. Nach einer Stunde wissen Sie mehr als nach jeder Demo.