Kurz gesagt
Den Personalausweis dürfen Sie nur mit Zustimmung des Inhabers kopieren, die Kopie muss dauerhaft als Kopie erkennbar sein und darf nicht an Dritte gehen (§ 20 Abs.
2 PAuswG). Als Pfand einbehalten dürfen Sie ihn nie. Für den Führerschein gilt nur die DSGVO; Ihr Interesse an der Prüfung ist handfest, weil Sie als Halter für einen Fahrer ohne Fahrerlaubnis haften (§ 21 StVG).
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Für den Personalausweis gibt es dazu ein eigenes Gesetz, für den Führerschein nicht. Beide Fälle trennen viele Vermieter nicht. Daher kommen die meisten Fehler am Schalter: der Ausweis als Pfand, die unmarkierte Kopie im Ordner, die Kopie im Anhang an die Bußgeldstelle.
Darf ich den Personalausweis meiner Mieter kopieren?
Ja, unter drei Bedingungen aus § 20 Abs. 2 PAuswG:
- Zustimmung. Der Ausweis darf nur vom Inhaber oder „mit Zustimmung des Ausweisinhabers“ abgelichtet werden.
- Als Kopie erkennbar. Die Ablichtung muss „eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar“ sein, zum Beispiel durch einen Aufdruck quer über das Bild.
- Keine Weitergabe. Andere Personen als der Inhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben: nicht an die Bußgeldstelle, nicht an die Versicherung, nicht an ein Inkassobüro.
Das allgemeine Datenschutzrecht gilt daneben weiter. Die Zustimmung nach dem PAuswG ersetzt also nicht die Frage, ob Sie die Kopie überhaupt brauchen. Die Datenschutzaufsicht NRW schreibt dazu: „Die Anfertigung einer Ausweiskopie muss im Einzelfall erforderlich sein.“ Wenn der Ausweis vor Ort vorgezeigt wird, reicht oft ein Vermerk, dass er vorgelegen hat, mit Name, Anschrift und Gültigkeit.
Einbehalten dürfen Sie den Ausweis nie. Nach § 1 Abs. 1 PAuswG darf vom Inhaber nicht verlangt werden, ihn zu hinterlegen. Als Sicherheit dient die Kaution auf der Kreditkarte, nicht das Ausweisdokument.
Und der Führerschein?
Der Führerschein fällt nicht unter das PAuswG. Für eine Kopie gilt nur die DSGVO, und dort haben Sie ein konkretes Interesse: Nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG macht sich der Halter strafbar, der zulässt, dass jemand sein Fahrzeug ohne die erforderliche Fahrerlaubnis führt, nach Abs. 2 schon bei Fahrlässigkeit. Die Prüfung von Klasse und Gültigkeit vor der Übergabe ist deshalb keine Formalie.
Ob Sie dafür eine Kopie brauchen oder ein Vermerk reicht, hängt davon ab, was Sie später belegen müssen. Ein Vermerk mit Führerscheinnummer, Klasse, Ausstellungsland und Ablaufdatum hilft auch, wenn Monate später ein Anhörungsbogen kommt.
Was muss ich schwärzen, und wie lange darf ich die Kopie behalten?
Die LDI NRW empfiehlt, alle Daten zu schwärzen, die Sie nicht brauchen: „Die übrigen Daten dürfen und sollen von Ihnen geschwärzt werden.“ Ausdrücklich genannt werden Seriennummer und Foto. Für eine Vermietung reichen meist Name, Anschrift, Geburtsdatum und Gültigkeit.
Eine feste Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Die DSGVO verlangt, dass Sie die Kopie nur so lange behalten, wie der Zweck es erfordert. Typische Zwecke nach der Rückgabe sind Schadensersatzansprüche aus der Anmietung und Bußgelder, die erst Wochen später eintreffen. Danach wird gelöscht.
Legen Sie die Kopie nicht zu den Buchungsbelegen. Buchungsbelege müssen Sie nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufbewahren, und eine Kopie in derselben Akte würde diese Frist mitnehmen.
Wie sieht das an der Theke aus?
Ausweis vorzeigen lassen
Name, Anschrift und Gültigkeit mit der Buchung abgleichen. Wenn das reicht, vermerken Sie „Ausweis hat vorgelegen“ und machen keine Kopie.
Wenn eine Kopie nötig ist: Zustimmung einholen
Fragen Sie den Mieter, halten Sie seine Zustimmung fest und kennzeichnen Sie die Kopie dauerhaft als Kopie. Was Sie nicht brauchen, wird geschwärzt.
Führerschein prüfen
Klasse, Gültigkeit und Ausstellungsland prüfen, Nummer notieren. Bei Fahrzeugen mit Mindestalter oder Mindestbesitzdauer auch das Ausstellungsdatum.
Löschen, wenn der Zweck erledigt ist
Legen Sie eine Frist fest, die Schäden und Bußgelder abdeckt, und löschen Sie danach. Nicht in die Buchhaltungsakte.
Wie geht Renviq damit um?
- Zustimmung ist Pflicht. Eine Personalausweiskopie lässt sich nur hochladen, wenn die Zustimmung des Inhabers bestätigt ist, im Kundenprofil wie im Kundenportal. Der Zeitpunkt der Zustimmung wird gespeichert.
- Als Kopie gekennzeichnet. Gespeichert wird eine verkleinerte Kopie mit dem Aufdruck „Kopie — Fahrzeugvermietung“, Ihrem Firmennamen und dem Datum. Gelingt der Aufdruck ausnahmsweise nicht, wird das zur Kopie vermerkt. Das Original liegt nur kurz im Zwischenspeicher für das Auslesen und wird dann gelöscht.
- Führerschein pro Fahrzeug geprüft. Mindestalter, Besitzdauer und Führerscheinklasse legen Sie am Fahrzeug fest; sie werden bei der Buchung gegen den Fahrer geprüft.
- Was Renviq nicht macht: Es gibt kein Schwärzen einzelner Felder. Die Löschfrist für Kundendokumente setzen Sie in den Einstellungen selbst, für Deutschland ist keine voreingestellt. Ohne Eintrag wird nichts automatisch gelöscht.
Typische Fehler
- Ausweis als Pfand. Unzulässig nach § 1 Abs. 1 PAuswG, auch „nur bis zur Rückgabe“.
- Kopie ohne Kennzeichnung. Eine Kopie, die wie das Original aussieht, erfüllt § 20 Abs. 2 PAuswG nicht.
- Kopie an Behörden oder Versicherer. Die Weitergabe an Dritte ist verboten; übertragen Sie die Daten.
- Kopie in der Buchhaltung. Dann liegt sie acht Jahre statt bis zum Ende ihres Zwecks.
- Keine Löschfrist. Ohne Frist sammeln sich Ausweiskopien über Jahre an, und jede ist ein Risiko bei einem Datenleck.
Mehr zum Vertrag selbst steht im Ratgeber Mietvertrag für die Autovermietung.