In breve
Registra le stesse cose alla consegna e alla riconsegna, nello stesso ordine e davanti al cliente: chilometri e carburante, ogni fiancata, vetri, cerchi e pneumatici, interni, accessori e chiavi, i danni già presenti segnati su uno schema con le foto, data, ora, luogo e firme.
Una richiesta di risarcimento vale solo quanto la differenza fra quei due verbali.
In questa pagina
Il verbale da solo non vince una contestazione. La vince la differenza fra due verbali: un graffio che compare alla riconsegna e non c'era alla consegna, ripreso dalla stessa angolazione, con la firma del cliente sul primo. Tutto quello che segue serve a rendere quei due documenti confrontabili, e abbastanza rapidi perché il personale li faccia davvero in un sabato di agosto.
Cosa mettere nel verbale di consegna
Usa una sola checklist per entrambe le direzioni, consegna e riconsegna. Spunta ogni riga, anche quando la risposta è "nessun danno".
Intestazione
- Numero prenotazione, nome del cliente, marca, modello e targa del veicolo
- Data, ora e luogo del controllo, e chi lo ha eseguito
Letture
- Contachilometri, come numero, non "circa 45.000"
- Livello del carburante (o carica della batteria su un elettrico), secondo la tua politica del carburante
- Spie accese sul cruscotto a motore avviato
Esterno, in un ordine fisso
- Anteriore: paraurti, griglia, cofano, fari, targa
- Lato guida: parafango, specchietto, portiere, sottoporta, fiancata posteriore
- Posteriore: portellone o baule, paraurti, fanali, targa
- Lato passeggero: come il lato guida
- Tetto, se riesci a vederlo (furgoni, grandine)
Vetri
- Scheggiature e crepe del parabrezza, soprattutto nel campo visivo del guidatore
- Vetri laterali e lunotto, specchi
Cerchi e pneumatici
- Danni da marciapiede su ogni cerchio, copricerchi presenti
- Battistrada e fianchi; ruota di scorta o kit di riparazione presente
Interni
- Sedili (bruciature, strappi, macchie), tappetini, cielo, piano del bagagliaio
- Odore di fumo o di animali, pulizia generale
Accessori e documenti
- Numero di chiavi, libretto e assicurazione, modulo di constatazione amichevole
- Il kit di sicurezza obbligatorio, seggiolini, navigatore, box da tetto, cavi
- Sulle moto: caschi e relative taglie, bauletto, antifurto. Sulle barche: giubbotti, ancora, dotazioni di sicurezza
Danni e sottoscrizione
- Ogni danno già presente segnato su uno schema del veicolo, con foto ravvicinata
- Firma del cliente e dell'operatore, con data e ora
Come farlo in cinque o dieci minuti
La versione lunga del controllo è quella in cui il personale gira attorno all'auto senza un ordine. La versione rapida segue sempre lo stesso percorso.
Prepara prima che arrivi il cliente
Apri la prenotazione, guarda i danni già noti dall'ultima riconsegna e precaricali. Al banco stai confermando un elenco, non scoprendolo.
Scatta la foto del cruscotto
Motore acceso, una sola foto con contachilometri, indicatore del carburante ed eventuali spie nella stessa inquadratura. Quello scatto chiude la maggior parte delle discussioni su chilometri e carburante.
Gira attorno al veicolo insieme al cliente
Parti dall'anteriore sinistro e procedi nell'ordine della checklist. Il cliente cammina con te: è questo che rende il verbale congiunto. Indica ogni segno già presente e dillo ad alta voce.
Segna ogni danno sullo schema e fotografalo
Un marcatore per danno sullo schema, un'etichetta breve ("graffio 5 cm, paraurti posteriore destro") e un primo piano da circa 30 cm con un riferimento di scala. Servono anche le inquadrature larghe di ogni lato.
Controlla dentro, conta gli accessori, fai firmare
Sedili, bagagliaio, chiavi, documenti, extra. Poi il cliente firma il verbale sul posto, prima che tu gli dia le chiavi.
In Renviq questo è il verbale di consegna sulla prenotazione, fatto dal browser sul telefono di chi consegna. I danni già noti per quel veicolo si caricano sullo schema come preesistenti, aggiungi i nuovi con marcatore, gravità, note e foto, inserisci i chilometri e imposti il livello del carburante, e il cliente firma sullo schermo. Renviq genera poi il PDF del verbale con le letture, l'elenco dei danni, lo schema, la firma, il nome dell'operatore e l'ora in cui è stato completato.
Come il verbale di riconsegna chiude una contestazione
Fai la riconsegna allo stesso modo, nello stesso ordine, dalle stesse angolazioni, con il cliente presente. Poi confronta riga per riga:
| Alla consegna | Alla riconsegna | Cosa significa |
|---|---|---|
| Non registrato | Graffio, fotografato | Danno nuovo: puoi addebitarlo |
| Registrato | Stesso graffio, stessa misura | Preesistente: non addebitabile |
| Registrato | Più esteso di prima | È discutibile solo la differenza |
| Nessuna foto, nessuna firma | Danno trovato | La tua parola contro la sua |
Sulla direzione di marcia le autorità di tutela del consumatore sono state chiare. Nell'accordo del 13 luglio 2015 promosso dalla Commissione europea, le cinque maggiori società di noleggio si sono impegnate a fare in modo che, come riporta il Centro Europeo Consumatori Italia, "i consumatori disporranno della possibilità ragionevole di contestare qualsiasi richiesta di risarcimento prima di vedersi addebitare le relative spese". Un operatore piccolo è tenuto alla stessa aspettativa: mostra il prima e il dopo, e lascia che il cliente li veda prima di trattenere qualsiasi somma dalla cauzione.
Questo significa anche separare il danno dall'usura normale. Decidi in anticipo cosa è addebitabile — una matrice dei danni: una scheggiatura sotto una certa misura è usura, un'ammaccatura è danno, e quanto costa ciascuna — e mettila nel contratto di noleggio, così alla riconsegna stai applicando una regola, non negoziandola.
Quando in Renviq apri il verbale di riconsegna, i danni della consegna compaiono sullo schema come preesistenti e non sono modificabili, quindi tutto ciò che il personale aggiunge è nuovo per definizione. Per ogni danno nuovo puoi inserire il costo di riparazione. Renviq calcola i chilometri percorsi e la differenza di carburante rispetto alla consegna, e i danni nuovi, il carburante mancante, i chilometri oltre la soglia inclusa e la segnalazione di pulizia diventano righe separate nella fattura di fine noleggio. Se blocchi le cauzioni sulle carte tramite il tuo account Stripe, il prelievo dal blocco è un passaggio separato che fai sulla prenotazione: vedi come prendere la cauzione con carta senza addebitarla.
Errori ricorrenti
- Percorso diverso alla riconsegna. Se le foto della consegna sono larghe e quelle della riconsegna sono primi piani, non si confronta niente.
- "Piccoli graffi" come descrizione. Dove, quanto grandi, su quale pannello. Una nota vaga non protegge nessuno.
- Controllare senza il cliente. Le riconsegne con cassetta delle chiavi sono comode, ma un verbale fatto da soli è il più facile da contestare. Se non puoi farne a meno, controlla subito e manda il risultato lo stesso giorno.
- Dimenticare le letture. Le discussioni su carburante e chilometri sono più frequenti delle ammaccature, e prevenirle costa dieci secondi.
- Perdere le foto. Le immagini sul telefono di un collaboratore non sono un archivio. Vanno tenute con la prenotazione, e questo è uno dei motivi per cui il foglio Excel smette di bastare.
Cosa Renviq non fa
Per essere precisi sui limiti: in Renviq le foto sono agganciate a ciascun danno segnato, quindi non c'è uno spazio separato per un giro fotografico completo di un veicolo integro; se li vuoi, conservali a parte. La firma sullo schermo è quella del cliente, mentre l'operatore viene registrato sul PDF con nome e ora invece di firmare. Non esiste un'app nativa, solo l'applicazione web sul telefono, e gli schemi coprono auto, moto e barche, non i camion.