In breve
Il foglio Excel basta finché una sola persona prende tutte le prenotazioni di uno o tre veicoli su un solo canale.
Quando a prendere le prenotazioni siete in due, quando arrivano da più canali, o quando devi dimostrare un danno o una cauzione, smette di avvisarti in tempo e un gestionale si ripaga. Renviq è gratuito fino a 2 veicoli e costa 49 euro al mese per 15.
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Quasi tutti gli autonoleggi nascono su un foglio Excel, e non c'è niente di male. I guai arrivano il sabato di agosto, quando in due rispondete a WhatsApp nello stesso momento, oppure quando un cliente contesta un graffio e le foto della consegna sono sul telefono di qualcun altro. Questa guida guarda con onestà a quando il foglio basta, dove si rompe, quanto costa davvero ciascuna opzione e come passare a un gestionale senza perdere una prenotazione.
Quando il foglio Excel basta davvero
Se ti riconosci quasi in tutto quello che segue, tieniti il foglio e non pagare niente:
- Hai da uno a tre veicoli.
- Prendi tu le prenotazioni e consegni tu le chiavi.
- Ricevi poche prenotazioni a settimana, quasi tutte da un solo canale (telefono o WhatsApp).
- Non hai una pagina di prenotazione online e non vendi tramite terzi.
- I contratti cartacei stanno in un raccoglitore ordinato e quello della primavera scorsa lo trovi in un minuto.
- Il commercialista prende le tue fatture senza lamentarsi della numerazione.
A quella dimensione un foglio con una riga per prenotazione, una colonna per veicolo e un colore per stato funziona, e lo conosci a memoria. Un gestionale ti farebbe risparmiare pochissimo. Quello a cui rinunci è solo ciò che il foglio non sa fare da solo: bloccare una prenotazione sovrapposta, tenere firma e foto insieme alla prenotazione, e numerare le fatture senza che tu debba ricordartene.
Se vuoi provare un gestionale a costo zero, il piano Free di Renviq è esattamente di quella misura: 2 veicoli, 1 utente, 10 prenotazioni al mese, con tutte le funzioni incluse. Ma se il foglio ti funziona, non c'è fretta.
Dove il foglio si rompe
Raramente si rompe per il numero di veicoli. Si rompe quando l'attività passa da una persona e un canale a più persone e più canali.
Doppie prenotazioni. Excel e Fogli Google ti mostrano quello che ha scritto un altro, ma niente impedisce a due righe di prenotare la stessa auto per lo stesso weekend. La formattazione condizionale può colorare di rosso la sovrapposizione, ma solo se qualcuno guarda quella scheda prima di rispondere al cliente. E il tempo di pulizia tra un noleggio e l'altro, il tempo di riallestimento, vive nella testa di qualcuno.
Disponibilità tra canali. Una prenotazione arriva su WhatsApp, un'altra al telefono al tuo socio, una terza via email. Ognuna viene trascritta quando qualcuno ha un minuto. Tra la telefonata e la riga c'è un buco, e in quel buco la stessa auto viene venduta due volte.
Cauzioni. Il foglio ha una colonna che dice "cauzione: 300 euro" e poco altro. Non sa se l'hai presa in contanti o bloccata su carta, se è stata restituita, o quanto hai trattenuto per un danno. Quando il cliente contesta settimane dopo, quella colonna non dimostra niente. Come farlo bene è nella guida alla cauzione con carta di credito.
Contratti e firme. Stampa, compila a mano, firma, scansiona o fotografa, archivia. Ogni passaggio è un punto in cui una pagina sparisce o una targa viene digitata male.
Verbali di consegna e foto. Le foto della consegna stanno nel rullino di chi ha consegnato. Se quel telefono si rompe, il collaboratore se ne va, o semplicemente contiene quattromila foto, la prova non c'è più. Un verbale di consegna serio vuole data, chilometri, livello carburante, foto e firma del cliente, tenuti insieme.
Fatture e numerazione. Con un modello di Word e un numero che qualcuno copia dall'ultima fattura, un salto o un duplicato sono solo questione di tempo, e sbrogliarlo con il commercialista costa più che prevenirlo.
Dati dei clienti. Un foglio con documento, patente, indirizzo e telefono di centinaia di clienti, copiato su un portatile, un telefono e una email inoltrata, è difficile da proteggere. E quando un cliente chiede una copia dei suoi dati o la cancellazione, devi cercarli in ogni copia.
Chi ha cambiato cosa. La cronologia delle versioni di Fogli Google mostra celle, non decisioni. Quando la cauzione di una prenotazione passa da 300 a 150 euro, il foglio non ti dice chi l'ha fatto né perché.
Alta stagione. Tutto quanto sopra è gestibile a dieci prenotazioni al mese. A dieci al giorno, gli stessi dati vengono digitati tre o quattro volte (foglio, contratto, fattura, messaggio di conferma), e l'errore finisce nella copia che nessuno ricontrolla.
Excel o gestionale, compito per compito
| Compito | Foglio Excel e WhatsApp | Gestionale |
|---|---|---|
| Vedere se un veicolo è libero | Cerchi nel foglio e speri sia aggiornato | Un calendario per tutti i canali e tutto lo staff |
| Evitare una doppia prenotazione | Formattazione condizionale, se qualcuno guarda | La seconda prenotazione dello stesso veicolo viene rifiutata |
| Tempo di pulizia tra noleggi | Nella testa di chi prenota | Buffer per veicolo o per flotta, applicato in fase di prenotazione |
| Cauzione | Una colonna con l'importo | Importo, stato, restituzione e trattenute per prenotazione |
| Contratto | Carta o file Word, firmato a mano | Contratto per prenotazione, firmato a schermo, PDF conservato |
| Verbale di consegna | Foto sul telefono che ha consegnato | Foto, danni, carburante e chilometri salvati con la prenotazione |
| Fatture | Modello con numero copiato a mano | Numerazione automatica, note di credito, esportazione |
| Dati dei clienti | Copie del foglio in più posti | Una scheda per cliente, con esportazione e cancellazione |
| Costo | Quello che già paghi per Excel o Google | Da 0 a 199 euro al mese secondo la dimensione |
Quanto costa davvero ciascuna opzione
Il foglio costa quello che già paghi per Microsoft 365 o Google Workspace, oppure niente. Il suo costo vero è il tempo per prenotazione e gli errori.
Un esempio da rifare con i tuoi numeri (è un'ipotesi, non una misurazione: metti i tuoi minuti). Un'auto prenotata su WhatsApp in un noleggio da cinque veicoli:
- Controllare la disponibilità sul foglio e rispondere: 3 minuti.
- Inserire la prenotazione nel foglio: 2 minuti.
- Compilare il contratto cartaceo alla consegna: 8 minuti.
- Fotografare l'auto e mandare le foto al cliente: 5 minuti.
- Fare la fattura dal modello: 5 minuti.
- Aggiornare il foglio al rientro: 2 minuti.
In questo esempio fanno 25 minuti per prenotazione, e metà è ridigitare dati che avevi già: nome, targa, date, prezzo. A 60 prenotazioni al mese sarebbero 25 ore. Un gestionale non toglie il giro attorno all'auto né la conversazione con il cliente, ma toglie la ridigitazione, perché contratto, verbale e fattura nascono dalla stessa prenotazione. Per trovare il tuo numero vero, cronometrati per una settimana normale.
Renviq pubblica questi prezzi, in euro al mese con pagamento mensile:
- Free: 0 euro, 2 veicoli, 1 utente, 10 prenotazioni al mese. Non invia email.
- Starter: 49 euro, 15 veicoli, 3 utenti, prenotazioni illimitate.
- Pro: 99 euro, 50 veicoli, 10 utenti, 14 giorni di prova.
- Max: 199 euro, veicoli illimitati, 100 utenti, 14 giorni di prova.
Il pagamento annuale costa circa dieci mensilità. Le funzioni sono identiche su tutti i piani: cambia solo la capacità. Se incassi con carta tramite il tuo account Stripe, le commissioni Stripe si aggiungono. Dettagli sulla pagina dei prezzi.
Fatturazione elettronica: cosa Renviq non fa
Questo è il punto da chiarire prima di tutto il resto, perché in Italia riguarda ogni fattura che emetti.
La fattura elettronica va redatta in formato strutturato XML e trasmessa per via telematica all'indirizzo dove il cliente vuole riceverla, attraverso il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Renviq non si collega al Sistema di Interscambio.
Cosa significa in pratica: Renviq costruisce il documento della prenotazione con le sue righe, l'IVA per riga, l'inversione contabile per i clienti UE con partita IVA, le note di credito e una numerazione progressiva che non devi ricordare a mente. La trasmissione allo SdI resta fuori, con il canale che usi già: il tuo commercialista, il tuo intermediario, o i servizi gratuiti del portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
Le altre cose che Renviq non fa, meglio saperle prima di migrare:
- Nessuna app nativa. È un'applicazione web che gira nel browser del telefono. Serve la connessione, quindi non lavori offline come faresti con un foglio locale.
- Nessuna integrazione con il POS. Pagamenti e cauzioni presi sul tuo terminale o in contanti si registrano a mano. Il blocco della cauzione su carta funziona tramite il tuo account Stripe.
- Nessun channel manager. Le prenotazioni che arrivano da altri canali entrano a mano nel calendario; la pagina di prenotazione di Renviq scrive direttamente dentro.
- Una sola aliquota IVA per tutta l'attività.
- Nessuna importazione di prenotazioni e clienti, solo dei veicoli.
I segnali che è ora di cambiare
Se ne valgono due o più, il foglio ti sta già costando più di quanto sembri:
- Le prenotazioni le prende più di una persona.
- Hai avuto una doppia prenotazione, o ci sei andato vicino.
- Le prenotazioni arrivano da due o più canali.
- Non hai trovato le foto o il contratto quando un cliente ha contestato un danno.
- Hai dovuto sistemare un numero di fattura.
- Le cauzioni le segui su appunti, messaggi o a memoria.
- In alta stagione digiti gli stessi dati tre o più volte per prenotazione.
- Saresti nei guai se si perdesse il telefono con le foto.
- Vuoi una pagina di prenotazione diretta e non vedi come parlerebbe con il foglio.
Come passare senza perdere prenotazioni
Estrai dal foglio quello che serve
Dividilo in schede: elenco veicoli (marca, modello, targa, anno, prezzo base), prenotazioni con ritiro da oggi in avanti, clienti di quelle prenotazioni, cauzioni che stai trattenendo adesso, e il numero dell'ultima fattura emessa. Lo storico non deve spostarsi: resta nel foglio come archivio.
Configura l'account
Crea le tue sedi con gli indirizzi, imposta l'aliquota IVA e il formato del numero fattura. Se apri una nuova serie con un suo prefisso, concordala prima con il commercialista perché la numerazione resti progressiva.
Importa i veicoli con il modello CSV
Nella sezione flotta scegli l'importazione CSV e scarica il modello per auto, moto o barche. Copiaci le tue colonne, salva in CSV (gli export con punto e virgola dell'Excel italiano vanno bene) e carica. Renviq valida ogni riga e mostra gli errori prima di creare qualcosa.
Scegli una data di passaggio
Un martedì o mercoledì tranquillo, mai un venerdì di alta stagione. Da quel giorno ogni nuova prenotazione entra prima nel gestionale, da qualunque canale arrivi.
Inserisci a mano le prenotazioni future
Renviq non importa prenotazioni e clienti. Inserisci ogni prenotazione con ritiro successivo alla data di passaggio, aggiungendo il cliente mentre procedi, e annota le cauzioni che già trattieni. Per una flotta da 5 a 15 veicoli di solito è il lavoro di un pomeriggio.
Tieni i due in parallelo per una settimana
Per sette giorni scrivi ogni prenotazione anche nel foglio, e ogni sera confronta: stesse prenotazioni, stesse date, stessi veicoli. Se coincidono per tutta la settimana, smetti di scrivere nel foglio e tienilo come archivio.
Fai la prima consegna completa nel gestionale
Contratto firmato a schermo, verbale con foto, carburante e chilometri, e la fattura dalla prenotazione. Quando il team ne ha fatte alcune così, accendi la pagina di prenotazione online.
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