Gestione multe nell’autonoleggio: dal verbale al locatario

Il verbale arriva alla società di noleggio settimane o mesi dopo la riconsegna, intestato a voi come proprietari del veicolo. Da quel giorno il lavoro è sempre lo stesso: capire chi aveva il mezzo a quell’ora, preparare la comunicazione per l’ente, spedirla in tempo e decidere se e cosa riaddebitare al cliente. Questa guida segue il flusso passo per passo, per auto, moto e scooter, e dice con chiarezza cosa fa Renviq e cosa resta a voi.

Cosa dice la legge in Italia

Dal 2021 l’art. 196 del Codice della Strada stabilisce che, nella locazione senza conducente, al posto del proprietario risponde il locatario. L’autonoleggio non paga la multa: comunica all’ente che ha emesso il verbale i dati del cliente e del contratto, e l’ente notifica di nuovo il verbale al locatario.

• Termine: 60 giorni dalla notifica del verbale, non dalla data dell’infrazione. Passato il termine, la sanzione resta a carico vostro.
• Canale: quello indicato dall’ente. Non esiste un modulo nazionale: c’è chi chiede la PEC, chi la raccomandata, chi un modulo sul portale del comune.
• Eccezioni: pedaggi autostradali non pagati e soste in parcheggi privati non si rinotificano. Sono debiti civili: li pagate voi e li riaddebitate al cliente.

Registrare il verbale

In Renviq le multe stanno in Documenti → Multe. Con Nuova multa aprite il modulo; potete partire da Scansiona il verbale: caricate una foto o il PDF ricevuto via PEC (JPEG, PNG, WebP o PDF fino a 15 MB) e targa, numero del verbale, ente, paese, data e ora della violazione, importo e, se è stampata, la data di notifica vengono compilati dalla scansione. Ogni campo va controllato sul verbale: la scansione propone, non decide. L’importo si inserisce in euro, come è scritto sul verbale (per esempio 120,50). Il file resta allegato alla multa.

Potete anche partire dal noleggio. Nella scheda di una prenotazione confermata, in corso o conclusa, il riquadro Documenti ha la riga Multe con Aggiungi multa…: il modulo si apre con il veicolo di quella prenotazione e il calendario limitato ai giorni del noleggio. Dovete solo inserire l’ora scritta sul verbale. Se la targa letta dalla scansione è diversa da quella del veicolo selezionato, il modulo lo segnala e propone di passare al veicolo con quella targa.

Due date contano più delle altre:

• Verbale ricevuto il — il termine decorre da qui. Il campo parte vuoto ed è obbligatorio: inserite la data di consegna della PEC o la data di ritiro della raccomandata, non il giorno in cui registrate la multa.
• Rispondere entro — compare solo dopo la data di notifica: per un ente italiano Renviq propone 60 giorni da quella data. È modificabile: se il verbale indica un altro termine, vale quello.

Trovare chi aveva il veicolo

Scelto il veicolo, il riquadro Chi aveva il veicolo elenca subito i noleggi di quel mezzo e il calendario segna i giorni in cui era fuori. Se sapete già qual è il noleggio, sceglietelo dall’elenco; altrimenti inserite data e ora della violazione (l’ora non ha un valore predefinito) e il riquadro propone il noleggio, con un’etichetta che dice quanto è sicuro:

Il calcolo usa gli orari reali di consegna e riconsegna quando li avete registrati con un’ispezione, e tiene conto delle sostituzioni del veicolo: se un cliente ha cambiato auto a metà noleggio, la multa va a chi aveva quella targa in quel momento. La persona indicata è sempre il locatario della prenotazione, non un conducente aggiuntivo. Se il mezzo era in uso all’azienda, scegliete Nessun noleggio: uso aziendale. Se l’ora inserita non corrisponde a nessun noleggio e salvate senza averlo scelto, Renviq chiede conferma prima di salvare la multa come uso aziendale: spesso è l’ora a essere sbagliata.

La scelta finale è vostra: Renviq propone, ma non abbina mai da solo, perché quel nome finisce a un ente pubblico.

La lettera all’ente

Nella scheda della multa, Lettera all’ente → Genera lettera produce un PDF di una pagina in italiano (la lingua si può cambiare da «Lingua della lettera») con:

• i dati della vostra società e del verbale;
• il veicolo e la targa;
• il locatario: nome, data e luogo di nascita, residenza, documento d’identità, codice fiscale se presente, patente. Se il cliente è un’azienda, la lettera indica la società con sede e partita IVA, e sotto la persona di riferimento o conducente;
• il numero del contratto firmato, lo stesso che compare sulla copia allegata (finché nessun contratto è firmato, il numero della prenotazione, indicato come tale), e gli orari reali di consegna e riconsegna;
• il riferimento normativo (artt. 196 e 126-bis del Codice della Strada) e l’elenco degli allegati, solo quelli che avete davvero: il contratto se è firmato, patente e documento del locatario se le scansioni sono nella scheda cliente.

Se nella scheda cliente manca un dato, Renviq ve lo segnala prima e nella lettera resta una riga vuota da completare a mano. Luogo, data e firma li mettete voi. Se dopo modificate la multa o l’abbinamento, la lettera viene segnalata come da rigenerare.

Accanto, in File e allegati, trovate la prenotazione, il contratto firmato in PDF e i documenti del locatario: ciò che va allegato alla comunicazione.

Inviarla e registrare la prova

Renviq non invia la comunicazione: non è collegato alla PEC né ai portali dei comuni. La spedite voi dal canale indicato sul verbale, poi in Prova di invio inserite la data, il canale (PEC, raccomandata, portale dell’ente, email) e il riferimento, caricate la ricevuta e premete Segna come comunicata. Se la lettera non è stata generata o non è aggiornata, o se nella scheda cliente mancano dati che la lettera riporta, Renviq chiede conferma prima. La multa passa da «Da comunicare» a «Comunicata» e gli avvisi di scadenza si fermano.

Finché una multa è «Da comunicare», il team riceve un’email a 14, 7, 3 e 1 giorno dalla scadenza, il giorno stesso e il giorno dopo. L’elenco delle multe si apre sulla scheda «Da comunicare», ordinato per stato e poi per scadenza; la colonna Scadenza mostra i giorni rimasti. Potete cercare per numero di verbale, targa o nome del locatario, sia nell’elenco sia con ⌘K. Le email richiedono un piano con le notifiche email: il piano Free non ne invia.

Avvisare il cliente e riaddebitare

Con Avvisa il cliente… il locatario riceve un’email con il numero del verbale, l’ente, data, ora e luogo della violazione, cosa succede adesso e il link al portale cliente della prenotazione. L’email è nella lingua predefinita della vostra azienda.

Con Emetti fattura… create una fattura per la multa, che può contenere:

• le spese di gestione, se le avete impostate in Impostazioni → Documenti → «Spese di gestione multe». Il valore predefinito è 0, cioè disattivate. Sono sempre imponibili;
• l’importo della multa, solo se l’avete già pagato voi all’ente e avete registrato «Pagata all’ente il». Scegliete Imponibile per un costo pagato a vostro nome (pedaggio, parcheggio privato) o Fuori campo IVA per una sanzione amministrativa recuperata al costo. Renviq propone imponibile per pedaggi e parcheggi e fuori campo per tutto il resto.

Una riga fuori campo IVA va nella fattura elettronica con Natura N2.2. Se gli importi fuori campo superano 77,47 €, il file dichiara l’imposta di bollo virtuale da 2 €, che resta a carico di chi emette la fattura. Il trattamento deciso con il commercialista vale più del suggerimento. Una fattura sbagliata si corregge con una nota di credito: annullata o stornata per intero, la multa si può fatturare di nuovo.

Per gli altri addebiti dopo la riconsegna, come carburante, danni o ritardi, vedete la guida sull’addebito sulla carta dopo il noleggio.

Cosa Renviq non fa

• Non invia PEC e non si collega a portali di comuni, Polizia o altre banche dati: la comunicazione la spedite voi.
• Non importa i verbali in blocco: si registrano uno alla volta, a mano o da scansione.
• Non decide il trattamento fiscale per voi: lo propone, e lo confermate con il commercialista.
• Non gestisce le comunicazioni dei contratti alla Polizia di Stato richieste da Ca.R.G.O.S., che sono un obbligo diverso.

Errori che costano cari

• Contare i 60 giorni dalla data dell’infrazione invece che dalla notifica, o il contrario quando il verbale indica un altro termine.
• Indicare il cliente sbagliato nei giorni di cambio: guardate l’ora di riconsegna, non solo la data.
• Schede cliente incomplete: senza luogo di nascita, residenza e patente la comunicazione non è utilizzabile. Raccoglieteli alla consegna, con il controllo della patente.
• Pagare la multa per fare prima: pagate voi una sanzione che spettava al cliente, e senza un accordo scritto recuperarla è difficile.