Gestionar multas en un rent a car: registro, plazo y escrito

La parte legal (qué exige la Ley sobre Tráfico, qué datos del conductor necesitas, qué pasa con un conductor extranjero) está en la guía de multas en un rent a car. Esta es la parte práctica: cómo llevar las multas una a una sin que ninguna se quede sin respuesta, con qué hace Renviq en cada paso y qué sigue siendo trabajo tuyo. Vale para coches, motos y scooters.

El plazo que no puedes perder

Tienes 20 días naturales desde la notificación para identificar al conductor (artículos 11.1.a y 93.1 de la Ley sobre Tráfico). Si no lo haces, la sanción por no identificar es el doble o el triple de la original. Si el conductor no figura en el registro español, lo habitual con turistas, la copia del contrato de arrendamiento puede sustituir a la de su permiso. El canal lo marca quien multa: la sede de la DGT, la app miDGT o el correo para las multas de la DGT; la sede o el registro del ayuntamiento para las municipales.

Registrar la multa

En Renviq las multas están en Documentos → Multas. Con Nueva multa se abre el formulario. Puedes empezar por Escanear la notificación: subes una foto o el PDF (JPEG, PNG, WebP o PDF de hasta 15 MB) y se rellenan matrícula, número de expediente, organismo, país, fecha y hora de la infracción, importe y, si figura impresa, la fecha de notificación. Revisa cada campo con la notificación. El importe se escribe en euros, tal como aparece (por ejemplo 200,00). El archivo queda adjunto a la multa.

También puedes empezar desde el alquiler. En la ficha de una reserva confirmada, en curso o terminada, el bloque Documentos tiene la fila Multas de tráfico con Añadir multa…: el formulario se abre con el vehículo de esa reserva y el calendario limitado a sus días. Solo te queda poner la hora que figura en la notificación. Si la matrícula escaneada no coincide con la del vehículo elegido, el formulario lo avisa y ofrece cambiar al vehículo que lleva esa matrícula.

Dos fechas mandan:

• Notificación recibida el: el plazo corre desde aquí. El campo empieza vacío y es obligatorio: pon el día en que accediste a la notificación en la DEH o la sede electrónica, o el día de entrega del correo certificado, no el día en que registras la multa.
• Responder antes del: aparece cuando hay fecha de notificación; para un organismo español Renviq propone 20 días después. Es editable; si la notificación dice otra cosa, manda la notificación.

Saber quién tenía el vehículo

Al elegir el vehículo, el bloque Quién tenía el vehículo lista enseguida sus alquileres y el calendario marca los días que estuvo fuera. Si ya sabes cuál es, elígelo en la lista; si no, introduce la fecha y hora de la infracción (la hora no viene rellenada) y el bloque propone el alquiler con una etiqueta:

Renviq usa las horas reales de entrega y devolución cuando las registraste con una inspección, y tiene en cuenta los cambios de vehículo: si el cliente cambió de coche a mitad del alquiler, la multa es de quien tenía esa matrícula a esa hora. La persona nombrada es siempre el arrendatario de la reserva, no un conductor adicional. Si el coche lo usaba la empresa, elige Sin alquiler: uso de la empresa. Si la hora no coincide con ningún alquiler y guardas sin elegir uno, Renviq pide confirmación antes de guardar la multa como uso de la empresa: muchas veces lo que falla es la hora.

Renviq propone y tú confirmas: nunca asigna una multa por su cuenta, porque ese nombre acaba en un organismo público.

El escrito al organismo

En la ficha de la multa, Escrito al organismo → Generar escrito crea un PDF de una página en español (el idioma se cambia en «Idioma del escrito») con:

• los datos de tu empresa y de la notificación;
• el vehículo y la matrícula;
• el arrendatario: nombre y apellidos, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, documento de identidad, NIF si lo tiene y permiso de conducir. Si el cliente es una empresa, el escrito la nombra con su domicilio y NIF, y debajo a la persona de contacto o conductor;
• el número del contrato firmado, el mismo que figura en la copia adjunta (mientras no haya ninguno firmado, el número de la reserva, indicado como tal), y las horas reales de entrega y devolución;
• la base legal (artículo 11.1.a de la Ley sobre Tráfico) y la lista de adjuntos, solo los que existen: el contrato si está firmado, y el permiso y el documento del arrendatario si sus copias están en la ficha del cliente.

Si a la ficha del cliente le falta un dato, Renviq te lo dice antes y en el escrito queda una línea en blanco para completar a mano. Lugar, fecha y firma los pones tú. En Archivos y adjuntos tienes la reserva, el contrato firmado en PDF y los documentos del arrendatario.

El escrito sirve para presentar por correo o en el registro de un ayuntamiento. Si identificas en la sede de la DGT, rellenas su formulario con los mismos datos de la ficha.

Presentarlo y guardar el justificante

Renviq no presenta la identificación: no está conectado con la DGT, la DEV ni los ayuntamientos. Cuando la hayas presentado, en Justificante de envío pones la fecha, el canal (correo electrónico certificado, correo certificado, sede electrónica, correo electrónico) y la referencia, subes el acuse y pulsas Marcar como comunicada. Si no hay escrito o no está actualizado, o si a la ficha del cliente le faltan datos que el escrito imprime, Renviq pide confirmación antes. La multa pasa de «Por comunicar» a «Comunicada».

Mientras una multa está «Por comunicar», el equipo recibe un correo a 14, 7, 3 y 1 día del plazo, el mismo día y el día siguiente. La lista de multas se abre en la pestaña «Por comunicar», ordenada por estado y después por plazo; la columna Plazo muestra los días que quedan. Puedes buscar por número de expediente, matrícula o nombre del arrendatario, en la lista y con ⌘K. Los correos necesitan un plan con notificaciones por email: el plan Free no los envía.

Avisar al cliente y repercutir el importe

Avisar al cliente… envía al arrendatario un correo con el número de expediente, el organismo, la fecha, hora y lugar, qué pasa a continuación y el enlace al portal del cliente de esa reserva. Sale en el idioma por defecto de tu empresa.

Emitir factura… crea una factura para la multa con:

• el cargo por gestión, si lo configuras en Ajustes → Documentos → «Cargo por gestión de multas». Por defecto es 0, es decir, desactivado. Siempre lleva impuesto;
• el importe de la multa, solo cuando ya lo pagaste y registraste «Pagada al organismo el». Elige Sujeto a impuesto para un gasto pagado a tu nombre (peaje, aparcamiento privado) o No sujeto a IVA para una sanción que recuperas al coste. Renviq propone lo primero para peajes y aparcamientos y lo segundo para el resto.

Una línea no sujeta figura en el registro Veri*Factu como operación no sujeta (N1). Lo que decida tu gestor pesa más que la propuesta. Una factura equivocada se corrige con un abono (factura rectificativa); anulada o abonada por completo, la multa puede facturarse de nuevo.

Para el resto de cargos después de la devolución, mira la guía de cobrar la tarjeta del cliente después del alquiler.

Lo que Renviq no hace

• No se conecta con la DGT, la DEV ni los ayuntamientos: ni recibe notificaciones ni presenta identificaciones.
• No importa multas en bloque: se registran una a una, a mano o escaneando.
• No decide la fiscalidad por ti: la propone y tu gestor la confirma.